Czego od biura rachunkowego oczekuje freelancer?

Osoba pracująca na własny rachunek, samodzielnie, z wieloma klientami, to specyficzny klient biura rachunkowego o dość konkretnych oczekiwaniach. Co ułatwia a co utrudnia mu współpracę z biurem rachunkowym? Na co zwraca uwagę? Czego potrzebuje?

Ilość osób pracujących jako freelancerzy (określani też jako „wolni strzelcy”) rośnie z roku na rok. Wiele osób wybiera tę formę pracy, bo daje swobodę i niezależność a jednocześnie jest coraz mocniej doceniana przez pracodawców, którzy nie muszą wiązać się z takim współpracownikiem umową czy płacić mu wynagrodzenia, kiedy nie ma dla niego zleceń.

Freelancerzy najczęściej pracują w oparciu o własną działalność gospodarczą bądź umowy cywilnoprawne typu zlecenie lub o dzieło. Niekiedy łączą obie formy, prowadząc działalność i w wyjątkowych wypadkach zawierając umowę cywilnoprawną (np. przy możliwości zawarcia umowy o dzieło na 50% kosztów uzyskania przychodu). Freelancerzy najczęściej pracują z domu bądź wynajmując przestrzenie coworkingowe (tzw. biuro na godziny). Ich oczekiwania względem biura rachunkowego są dość specyficzne.

Czego od biura rachunkowego oczekuje freelancer?

Łatwy i szybki kontakt

Dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą czas ma kluczowe znaczenie. Zazwyczaj go freelancerowi brakuje. Pracuje on w oparciu o wykorzystanie własnej wiedzy i umiejętności, zatem ma ograniczone moce przerobowe. Dlatego każda minuta jest ważna i marnowanie czasu na kilkukrotne dzwonienie do biura rachunkowego, by wyjaśnić wątpliwości to nie to, czego oczekuje. Obsługując freelancera, biuro rachunkowe powinno mieć możliwość zapewnienia mu łatwego i szybkiego kontaktu za pomocą różnorodnej formy narzędzi – od telefonu, przez czat po maile.

Dużą pomocą jest tu również zapewnienie szybkiego i samodzielnego dotarcia do dokumentów, np. poprzez archiwum online.

Brak ograniczeń / mobilność

Osoby wybierające karierę freelancera to najczęściej osoby, które nie lubią kiedy ktoś lub coś ogranicza ich w życiu. Dlatego – nad ciepłą posadkę w korporacji – wybierają trudy prowadzenia własnej działalności i niepewność jutra, przedkładając nad stabilizację wolność i swobodę. To osoby, które chcą mieć wybór, również tego jak będą komunikować się z biurem rachunkowym. Nie chcą być ograniczone koniecznością osobistego przesyłania dokumentów czy sztywnego trzymania się ustalonych w biurze procedur. Chętnie wybierają takie biura rachunkowe, które pozwalają na przesyłanie skanów czy zdjęć dokumentów online.

Porządek w dokumentacji

Z analiz wypowiedzi klientów biur rachunkowych w serwisach o księgowości wynika, że często skarżą się oni na to, że „ktoś zgubił jakieś dokumenty”. Pamiętajmy, że freelancer nie tylko nie ma pod ręką na co dzień księgowej, ale najczęściej również nie zna się na prowadzeniu księgowości. Nie pamięta o wszystkich dokumentach i często nie potrafi ich dobrze archiwizować. To do biura rachunkowego należy doradzenie mu jak uporządkować dokumenty, jak je opisać i jak prowadzić porządek w dokumentacji. Biuro, które może dzielić się z klientem dostępem do archiwum online daje mu pewność, że nic nie ginie i wszystko jest pod kontrolą.

Pomoc i wsparcie podatkowe

• Czy mogę w koszty wrzucić rower?
• A co z rozliczeniem benzyny, jeśli dojeżdżam do klienta swoim samochodem?
• Jaki % powierzchni mieszkania mogę rozliczyć, jeśli prowadzę działalność w domu?
• Jak zmusić klienta do zapłaty faktury?

To pytania, które spędzają freelancerom sen z powiek. Często nie wiedzą oni co mogą uznać za koszt, jak zoptymalizować swoje podatki a nawet jaką formę opodatkowania wybrać. Nie wiedzą czy wystawiać kolejną fakturę, jeśli poprzednia nie została zapłacona i jakie wiąże się z tym ryzyko. Biuro rachunkowe powinno zatem nie tylko księgować i rozliczać klienta, ale również pomagać mu poprzez doradztwo. Dużą pomocą jest również raportowanie takich danych, jak koszty czy przychody, zaległości ze strony klientów – dzięki temu freelancer ma swoje finanse pod kontrolą. Dla biur rachunkowych, które korzystają z nowoczesnych aplikacji do digitalizacji danych (np. SaldeoSMART) wygenerowanie takiego raportu to zaledwie kilka chwil.

Freelancerów jest coraz więcej – w maju 2015 roku w Polsce założonych było prawie 3 mln jednoosobowych działalności gospodarczych. Część z tych osób pracuje dla jednego podmiotu, ale wielu – dla przynajmniej kilku. Spora ilość freelancerów pracuje obecnie jeszcze na umowach cywilnoprawnych, ale „ozusowanie” tych umów sprawia, że bardziej opłacalne dla wielu osób stanie się wystawianie faktur – stąd można się spodziewać, że ilość jednoosobowych działalności prowadzonych przez „wolnych strzelców” będzie rosła. Warto, by biuro rachunkowe było przygotowane na obsługę takich klientów.