Biuro rachunkowe bez nadgodzin. To możliwe!

Biura rachunkowe mają etykietkę miejsc, w których pracuje się w nadgodzinach. Czy słusznie? Rzeczywiście w pracy księgowego zdarzają się takie momenty, w których ma więcej obowiązków, co może kończyć się koniecznością pozostania dłużej w biurze. Coraz rzadziej jednak jest to potrzebne. Kluczem do braku nadgodzin jest lepiej zorganizowana praca oraz współpraca z klientami. A u jej podstaw leży automatyzacja i robotyzacja.

Na początku można się zastanowić, po co w ogóle walczyć z nadgodzinami? Przecież pracownik może dostać za nie dodatkowe wynagrodzenie lub wolne dni. Oczywiście, takie rozwiązanie funkcjonuje w biurach rachunkowych, jednak właściciele nie lubią takich sytuacji z kilku powodów.

• Po pierwsze – nadgodziny generują dodatkowe koszty.
• Po drugie – odbieranie nadgodzin sprawia, że pracownik nie wykorzystuje urlopu.
• Po trzecie – każdemu z nas zależy na tym, żeby mieć zadowolonych i wypoczętych pracowników. A praca po godzinach nie sprzyja zachowaniu work-life balance. Nic dziwnego, że biura rachunkowe dążą do tego, aby nadgodzin po prostu nie było lub aby zdarzały się naprawdę sporadycznie.

Jak powstają nadgodziny?

Praca księgowego jest trudna, jednak prawdą jest, że w biurach rachunkowych są ściśle określone terminy, w których jest intensywniej i rzeczywiście mogą pojawić się nadgodziny. Te terminy wiążą się z rozliczaniem dokumentów księgowych i naliczaniem oraz informowaniem o należnych składach ZUS i PIT.

Największym problemem w tym zakresie jest jednak nieterminowe dostarczanie dokumentów przez klientów i związana z tym kumulacja pracy w jednym czasie. Nawet jeśli mamy w umowie zapisane, którego dnia miesiąca należy najpóźniej przesłać dokumenty do biura, właściwie nie zdarza się, by każdy klient dotrzymał tych umownych terminów. To bardzo często nie wynika wcale z zapominalstwa czy złej woli przedsiębiorcy. Często mają oni swoje rozliczenia, na podstawie których fakturują sprzedaż już po wskazanym przez biuro dniu dostarczeniu dokumentów. Jest to zgodne z przepisami, które pozwalają na wystawienie faktury do 15 dnia kolejnego miesiąca. 

Drugim powodem powstawania nadgodzin jest forma dostarczania dokumentów przez klientów. Faktury, umowy i rachunki przesyłane do biura pocztą tradycyjną – po pierwsze z przeróżnych mogą być opóźnione (urlop właściciela firmy, opieszałość dostawcy pocztowego), po drugie – wymagają więcej pracy od księgowego, który musi je wprowadzić do systemu, po trzecie – mogą nie być kompletne. Podobnie jest z dokumentami przesyłanymi drogą mailową. 

Automatyzacja i robotyzacja

Z pomocą księgowym i biurom rachunkowym przychodzą technologie i aplikacje takie jak SaldeoSMART. Dzięki temu, że i my, i nasi klienci mamy dostęp do Saldeo przez 24h/7 dni w tygodniu, współpraca między nami przebiega znacznie sprawniej, szybciej i bardziej transparentnie. A to oznacza między innymi mniej nadgodzin lub nawet całkowite wyeliminowanie ich.

Dostęp do dokumentów na bieżąco

Gdy wykorzystujemy w pracy platformę informatyczną, każdy klient może na bieżąco wrzucać dokumenty, nawet na wakacjach. Zawsze ma podgląd do swoich plików i może w dowolnym momencie sprawdzić nie tylko zarchiwizowane dokumenty, ale także te, które dostarczył księgowej w danym miesiącu. Łatwo w taki sposób zweryfikować, czy do biura rachunkowego trafiły już wszystkie potrzebne dokumenty.

Dla nas bieżące dostarczanie dokumentów oznacza brak kumulacji pracy między 10 a 20 dniem miesiąca. Z niektórymi klientami jesteśmy umówieni na to, że przesyłają nam dokumenty, czyli wrzucają do Saldeo paczki plików, w systemie cotygodniowym. Tak też je księgujemy. Systematycznie. Dzięki temu unikamy kumulacji 500 czy 400 dokumentów na raz i rozkładamy pracę w miarę proporcjonalnie. Można to dobrze zorganizować.

Co ważne – w aplikacji, z której korzystamy, jest opcja odznaczenia przez klienta, że dostarczył już komplet dokumentów z danego miesiąca. Nie musimy więc czekać. Od razu wiemy, kiedy można zamykać miesiąc.

Oszczędność czasu księgowego

To wszystko przekłada się na ogromną oszczędność czasu księgowego. Elektroniczne dostarczanie dokumentów przyspiesza cały proces obiegu dokumentów. Do samego odczytu plików wrzuconych do Saldeo wcale nie trzeba księgowej. Taką czynność może zrobić stażysta lub pracownik niższego szczebla. Księgowa dzięki temu zyskuje czas. Wiele dokumentów odczytuje się w tle. To wszystko odciąża pracowników biura. Niektórzy korzystają z udogodnień robotyzacji – na rynku są np. dostępne robociki, które pozwalają automatycznie rozliczać wyciąg bankowy. To wszystko przyspiesza pracę księgowego i pomaga pozbywać się nadgodzin.

Oczywiście nie da się całkowicie zlikwidować pracy w nadgodzinach. Zdarzają się dodatkowe zadania, np. gdy do biura przychodzi nowy klient i trzeba wyprowadzić jakąś zaległość. Podstawą działania w tym przypadku jest jednak nie konieczność wykonania zadania, a porozumienie między właścicielem biura i pracownikiem, który zgadza się na dodatkową pracę za dodatkowe wynagrodzenie. 

Najważniejsze jest to, żeby takie sytuacje nie stały się standardem powtarzającym się co miesiąc w określonych dniach. Każdy właściciel biura rachunkowego dąży do tego, żeby jego pracownicy mieli wystarczającą ilość czasu na odpoczynek i czas z rodziną. Bo tylko zrelaksowany pracownik jest w stanie dobrze i w pełnym skupieniu wykonywać swoje obowiązki. A na tym zależy i nam, i naszym klientom.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy