Bezpieczne przekazywanie dokumentów kadrowych między biurem i firmą

W świetle ustawy o Ochronie Danych Osobowych mailowe przesyłanie informacji, które zawierają dane osobowe, może nieść ze sobą ryzyko. Aby zapewnić bezpieczeństwo warto pomyśleć o innych, bezpieczniejszych formach kontaktu w zakresie przesyłania informacji, zwłaszcza dotyczących pracowników czy dokumentów kadrowych.

Funkcje zakładki „Kadry”

„Kadry” są dostępne w ramach Pakietu Komunikacja z Klientem. W osobnej zakładce wydzielone są dwie główne funkcje, czyli archiwum dokumentów kadrowych oraz lista pracowników. Jako, że są to informacje poufne, firma może zdecydować, którzy użytkownicy będą widzieli tę zakładkę (w ustawieniach uprawnień użytkowników).

Archiwum dokumentów kadrowych służy przede wszystkim do przechowywania dokumentów w specjalnie wydzielonej do tego części aplikacji SaldeoSMART. Lista pracowników pozwala na tworzenie historii zatrudnienia w firmie wraz z przydatną funkcją przypomnień o terminie ważności szkolenia BHP czy badań lekarskich pracownika. Tydzień przed upływem terminu system automatycznie wysyła maila z przypomnieniem, dzięki czemu takie informacje nie umkną.

Bezpieczne archiwum dokumentów kadrowych

Ze względu na zabezpieczenia, SaldeoSMART jest o wiele bezpieczniejszym kanałem przekazywania tak delikatnych danych, jak dane kadrowe, niż poczta mailowa. Co więcej, archiwum dokumentów kadrowych w Komunikacji z Klientem SaldeoSMART jest uporządkowane, dzięki czemu odnalezienie potrzebnego skanu jest szybkie i proste.

Dokumenty mogą być przypisywane do poszczególnych pracowników oraz ich teczek w Aktach Osobowych (część A, B, C ) lub po prostu jako dokumenty inne, dotyczące danego pracownika, np. może to być jego aktualne zdjęcie lub biografia. Takie informacje mają tendencję do znikania wtedy, gdy są najbardziej potrzebne, więc zmieszczenie ich w dedykowanym archiwum bardzo upraszcza komunikację oraz gwarantuje, że będę dostępne zawsze wtedy, gdy są niezbędne. W archiwum dokumentów kadrowych można także gromadzić ogólne dokumenty firmy, np. wzory umów czy dokumenty dotyczące wszystkich pracowników, np. listy płac, listy obecności czy inne.

Zadbaj o bezpieczny przepływ informacji w swojej firmie

Bardzo często przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy jak łatwo można nieświadomie przyczynić się do wycieku informacji firmowych. Dane dotyczące pracowników są szczególnie wrażliwe, więc tym bardziej warto pomyśleć nad ich bezpiecznym przechowywaniem oraz przekazywaniem. Maile są bez wątpienia bardzo popularne i przyjazne dla użytkowników, jednak niestety są o wiele bardziej podatne na przejęcie informacji, które są przesyłane, niż gdyby były w dedykowanej aplikacji, takiej jak SaldeoSMART.