Międzynarodowy Dzień Backupu (31.03) – jak księgowi mogą zabezpieczać się na wypadek awarii IT i cyberataków

Obchodzony 31 marca Międzynarodowy Dzień Backupu to idealna okazja, aby przyjrzeć się
strategiom zabezpieczania danych w biurach rachunkowych. W czasach, gdy praktycznie
wszystkie informacje księgowe przechowywane są w formie elektronicznej, kwestia ich
właściwej ochrony powinna być priorytetem. Jak skutecznie zabezpieczyć dane własne i
swoich klientów przed ich utratą?

Światowy Dzień Backupu – Dlaczego kopia zapasowa jest tak ważna?

Biura rachunkowe, ze względu na charakter prowadzonej działalności, przechowują ogromne
ilości wrażliwych danych finansowych i osobowych wielu podmiotów. To czyni je szczególnie
narażonymi na cyberzagrożenia, z których najbardziej niebezpieczne są ataki ransomware
wykorzystujące złośliwe oprogramowanie. Z jego pomocą cyberprzestępcy szyfrują dane
firmy, a następnie żądają wysokiego okupu za ich odblokowanie.

Powodów, dla których nie należy ulegać presji hakerów jest wiele: od finansowych przez etyczne, aż po fakt tego, że zapłata okupu wcale nie gwarantuje odzyskania danych. Jak zatem obronić się przed
negatywnymi skutkami cyberataku? Podstawą jest posiadanie aktualnej kopii zapasowej,
która umożliwi odtworzenie danych w kompleksowy i bezpieczny sposób.

Tym bardziej, że nie tylko cyberprzestępcy czyhają na Twoje firmowe dane. Warto również
pamiętać o bardziej przyziemnych sytuacjach awaryjnych, takich jak włamanie, pożar czy
powódź, podczas których może dojść do trwałej utraty lub uszkodzenia sprzętu oraz
nośników fizycznych.

Przeczytaj również: Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa

Strategia 3-2-1 dla księgowych

W zakresie ochrony zasobów specjaliści ds. zabezpieczania danych rekomendują
stosowanie zasady 3-2-1. W skrócie oznacza to posiadanie zawsze co najmniej 3 kopii
danych (oryginał oraz dwie kopie zapasowe) na 2 różnych rodzajach nośników (np. w
chmurze i na nośniku fizycznym). Taka kombinacja minimalizuje ryzyko utraty wszystkich
danych podczas jednej awarii. Ważne także, aby co najmniej 1 kopia znajdowała się zawsze
poza siedzibą biura. Dodatkowo backup należy wykonywać równocześnie na wszystkich
posiadanych nośnikach oraz w chmurze.

Świętuj Światowy Dzień Backupu i zadbaj o najważniejsze dane

Ale skąd mam wiedzieć, jakie dane są kluczowe dla mojego biznesu i warto je chronić, a
jakie nie? Wykonując backup, warto wyróżnić najbardziej istotne informacje i to od nich
zacząć tworzenie kopii zapasowych. W przypadku biur rachunkowych będą to przede
wszystkim:

• bazy danych programów księgowych;
• dokumentacja podatkowa, deklaracje i korespondencja z urzędami;
• dokumenty finansowe biura oraz jego klientów, np. faktury, umowy, wyciągi bankowe;
• dokumentacja kadrowo-płacowa, m.in. listy płac, umowy, deklaracje ZUS i akta
  osobowe;
• upoważnienia i pełnomocnictwa;
• korespondencja z klientami, zawierająca kluczowe ustalenia.
  Najczęściej popełniane błędy

Samo stworzenie kopii zapasowej wszystkich kluczowych danych w firmie to wciąż za mało,
żeby mówić o ich skutecznym zabezpieczeniu. Aby system naprawdę miał szansę zadziałać,
należy wystrzegać się tych kilku najczęściej popełnianych błędów:

Przechowywanie wszystkich kopii w jednym miejscu – w przypadku nośników
fizycznych, jeśli dojdzie do zalania pomieszczenia lub pożaru, wraz ze sprzętem
przepadnie również cały backup. Przynajmniej jedna kopia powinna być
przechowywana poza siedzibą biura lub w chmurze.

Brak weryfikacji integralności kopii zapasowych i możliwości przywrócenia
danych – sam fakt wykonania backupu nie oznacza jeszcze, że zapisane dane są
kompletne i mogą zostać w razie potrzeby odtworzone. Regularne kontrole procesu
odzyskiwania zasobów powinny być standardową procedurą.

Brak szyfrowania – stworzone kopie zapasowe, które nie zostały odpowiednio
zaszyfrowane, stanowią potencjalne źródło wycieku wrażliwych danych w przypadku
nieautoryzowanego dostępu, np. podczas cyberataku na dane w chmurze lub gdy
nośnik fizyczny znajdzie się w posiadaniu osoby nieuprawnionej. Wszystkie kopie
zapasowe powinny być chronione silnym szyfrowaniem, zarówno podczas
przesyłania danych, jak i późniejszego ich przechowywania w chmurze lub na
nośnikach zewnętrznych.

Zbyt rzadkie wykonywanie backupów – w przypadku biur rachunkowych i działów
księgowości gromadzone dane zmieniają się dynamicznie. Standardem powinno być
zatem wykonywanie w sposób automatyczny dziennych kopii przyrostowych i
tygodniowych pełnych kopii.

W kwestii zabezpieczania danych nie warto iść drogą na skróty. Stworzenie kompleksowej
strategii, która w razie potrzeby pozwoli na odzyskanie kluczowych informacji finansowych i
księgowych to nie koszt, lecz inwestycja w bezpieczeństwo – własne i Twoich klientów.

Dzień Backupu – Podsumowanie

Międzynarodowy Dzień Backupu to bardzo dobry moment, aby całościowo zrewidować
procedury bezpieczeństwa danych w swojej firmie. W przypadku biur rachunkowych kwestia
ta jest szczególnie istotna ze względu na charakter przechowywanych przez nie informacji.
Skuteczny backup to nie tylko lista danych, ale przede wszystkim ciągły proces, który
wymaga regularnych działań. Szyfrowanie informacji, tworzenie kopii zapasowych w
zautomatyzowany sposób i regularne testowanie ich odtwarzania – to fundamenty, na
których powinno opierać się bezpieczeństwo każdego biura rachunkowego, również
Twojego.