Czy można anulować fakturę wysłaną do KSeF?

Jedną z istotnych zmian, do której należy się przygotować po wdrożeniu KSeF, jest brak możliwości cofnięcia lub anulowania faktury, która została już przesłana i zaakceptowana przez system.
Jeśli w Twojej firmie dotychczas praktykowano „kasowanie” błędnych dokumentów, ten wpis jest dla Ciebie. Wyjaśniamy, dlaczego w KSeF nie ma takiej możliwości oraz jakie działania należy podjąć w przypadku wystąpienia pomyłki.

Anulowanie faktury w KSeF – Co należy zrobić?

Przed wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur, gdy przedsiębiorca wystawił fakturę i zauważył w niej błąd przed jej przekazaniem kontrahentowi, w większości przypadków mógł anulować dokument w systemie księgowym. Faktura uznawana była za nieistniejącą, a w jej miejsce można było wystawić nową. Po wdrożeniu KSeF nie będzie to już możliwe. Momentem uznania faktury za wystawioną jest chwila, w której system poprawnie zweryfikuje jej strukturę oraz nada jej unikalny numer identyfikacyjny KSeF. Wysłana faktura, która otrzymała numer KSeF, jest dokumentem prawnym i została oficjalnie wprowadzona do obiegu. Nie ma możliwości jej usunięcia ani anulowania.

Jeśli przedsiębiorca zauważy błąd, musi wystawić fakturę korygującą, która odnosi się do pierwotnej faktury, wskazując jej numer i datę. Faktura korygująca pozwala poprawić kwoty, stawki VAT, opis towaru lub inne nieprawidłowe dane, a następnie trafia do KSeF i do kontrahenta.

Czy można usunąć fakturę wysłaną do KSeF, gdy błąd dotyczy nabywcy?

Jednym z błędów, jakie mogą zdarzyć się na fakturze, jest błędny NIP nabywcy. W Krajowym Systemie e-Faktur nie można po prostu „usunąć” faktury. Dlatego też w takiej sytuacji rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej „do zera”, która zeruje wszystkie jej pozycje i wartości. To prawnie wycofuje błędny dokument z obiegu. Następnie wystawienie zupełnie nowej faktury pierwotnej z poprawnymi danymi nabywcy.

Jak zapobiec błędom w fakturach wysyłanym do KSeF?

Szkice faktur, które już niebawem będą dostępne w SaldeoSMART, pozwolą przygotować dokument wcześniej i zapisać go jako wersję roboczą. Dzięki temu pracownik nie musi od razu podawać daty wystawienia faktury. Nie musi też martwić się o obowiązek wysłania faktury do KSeF w ciągu 24 godzin. Dodatkowo miniobieg umożliwi kontrolę i akceptację faktur sprzedażowych przed ich wystawieniem i wysyłką do systemu.

W praktyce oznacza to, że pracownik:

• przygotowuje szkic faktury,
• prześle go do akceptacji,
• wprowadzi ewentualne poprawki,
• wystawi fakturę i wyśle ją do KSeF.

Cały proces jest przejrzysty i pozwala uniknąć błędów wynikających z wprowadzenia np. błędnego NIP’u nabywcy.

Małgorzata Mizera

Specjalistka ds. Marketingu Produktu w firmie SaldeoSMART. Absolwentka Marketingu i Komunikacji Rynkowej na Uniwersytecie Ekonomicznym. Pasjonatka marketingu B2B, psychologii, makijażu oraz roślin doniczkowych. Na co dzień skupia się na dostosowaniu produktów do oczekiwań rynku oraz skutecznej komunikacji z klientami w ramach SaldeoSMART.