Co to jest JPK? Jednolity Plik Kontrolny

Prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz mieć pewność, że działasz zgodnie z przepisami? Jedną z najważniejszych definicji, które musisz poznać na początku swojej drogi, jest JPK — Jednolity Plik Kontrolny. W największym skrócie: JPK jest narzędziem służącym do raportowania danych finansowych przedsiębiorstw do organów podatkowych, które ma na celu ułatwienie kontroli podatkowych i zarazem przeciwdziałanie oszustwom. W tym artykule opowiemy o tym, z jakich struktur składa się JPK, podpowiemy, o co musisz zadbać, wysyłając Jednolity Plik Kontrolny, i wyjaśnimy, dlaczego JPK jest tak istotny dla digitalizacji administracji podatkowej i funkcjonowania polskich firm.

Jednolity Plik Kontrolny. Co to? Definicja

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to rozwiązanie wprowadzone w Polsce w 2016 roku. Ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu kontroli podatkowej, w tym ograniczenie nadużyć związanych z podatkiem od towarów i usług (VAT), takich jak wyłudzenia podatkowe. W praktyce stanowi zbiór danych o operacjach gospodarczych przedsiębiorstwa, które przedstawione są za określony okres. Z punktu widzenia porządkowania procesów, bardzo użyteczny jest fakt, że JPK ma ustandaryzowany format elektroniczny — dzięki temu organy skarbowe mogą w prosty i szybki sposób analizować przesłane dane oraz identyfikować potencjalne nieprawidłowości.

Źródło: https://www.podatki.gov.pl/media/9330/broszura-informacyjna-jpk_vat-z-deklaracj%C4%85-10052023.pdf 

Format pliku JPK — więcej o XML

JPK jest zbiorem informacji o transakcjach gospodarczych przedsiębiorstwa, zapisanych w formacie XML. XML, czyli eXtensible Markup Language, to język służący do przechowywania i przesyłania danych w ustrukturyzowany sposób — czyli dokładnie tak, jak wymagają tego zasady JPK. XML jest czytelny dla ludzi i maszyn, umożliwia też wymianę danych między różnymi systemami i aplikacjami. W kontekście podatkowym standardowy format XML pomaga szybko przetwarzać dane i je analizować przez odpowiednie organy.

Najważniejsze informacje dotyczące funkcjonowania Jednolitego Pliku Kontrolnego

Teraz przedstawimy Ci pytania, które najczęściej zadają przedsiębiorcy — i krótkie, konkretne odpowiedzi przygotowane przez naszych specjalistów.

Od kiedy obowiązuje JPK?

W Polsce obowiązek stosowania Jednolitego Pliku Kontrolnego wprowadzono etapami:

• 1 lipca 2016 roku – JPK zaczęły stosować duże przedsiębiorstwa;
• 1 stycznia 2017 roku – obowiązek rozszerzono na średnie i małe firmy;
• 1 stycznia 2018 roku – wprowadzono obowiązek dla mikroprzedsiębiorstw.

Kogo dotyczy JPK?

Aktualnie obowiązek deklaracji JPK obowiązuje wszystkie przedsiębiorstwa zarejestrowane jako podatnicy VAT — co ważne, niezależnie od ich wielkości. Podstawą prawną wprowadzenia JPK są przepisy Ordynacji podatkowej oraz Ustawy o podatku od towarów i usług.

Kiedy składa się JPK?

Niektóre struktury JPK, np. JPK_VAT, muszą być przesyłane co miesiąc, podczas gdy inne, jak JPK_FA (faktury VAT), są składane na żądanie organów skarbowych. Co ważne, w formie elektronicznej.

Z czego składa się plik JPK?

W dokumentacji na stronie podatki.gov.pl znajdziemy opis struktury schematu JPK:

Jak więc widzisz z powyższej tabeli, w schemacie znajduje się także deklaracja. Co to jest? Chodzi o część związaną bezpośrednio z podatkami: wysokością ich kwoty, zwrotu itp.

Jakie są rodzaje struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego?

Ministerstwo Finansów wprowadziło różne struktury JPK. Może to być na początku nieco konfundujące dla przedsiębiorców, ale warto wiedzieć, że każda z nich ma swój cel i jest dostosowana do specyfiki konkretnego obszaru. Siedem struktur JKP to:

1. JPK_VAT – ewidencja zakupu i sprzedaży VAT, składana co miesiąc;
2. JPK_FA – szczegóły dotyczące faktur sprzedaży, przesyłane na żądanie;
3. JPK_KR – księgi rachunkowe;
4. JPK_MAG – dane dotyczące gospodarki magazynowej;
5. JPK_WB – wyciągi bankowe;
6. JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów.;
7. JPK_EWP – ewidencja przychodów.

Ważne: od sierpnia 2024 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło także obowiązek raportowania JPK-CIT. Ma dotyczyć danych dodatkowych, o które uzupełnia się prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wiąże się to z tym, że już od stycznia 2025 największe firmy płacące CIT będą musiały prowadzić swoje księgi rachunkowe wyłącznie w formie elektronicznej. 

Jak złożyć JPK?

Skoro wiesz już, co to jest JPK, na pewno zrozumiesz, dlaczego jego składanie odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej — chodzi tu o standaryzację. Plik musi być zaszyfrowany i przesłany do urzędu Skarbowego. Jakie narzędzia Ci się tu przydadzą?

Przede wszystkim aplikacja e-mikrofirma, w której wygenerujesz pliki JPK_VAT i JPK_FA — znajdziesz ją na stronie e-Urzędu Skarbowego. W jej ramach możesz zkorzystać z takich opcji jak:

• Klient JPK WEB — podstrona, na której dodasz dokumenty do wysyłki i przekażesz do Urzędu. To również tutaj sprawdzisz status swoich plików.
• Formularz uproszczony, który pomoże Ci przejść przez składanie deklaracji od A do Z.

Jeśli nie możesz lub nie chcesz korzystać z procedur online, dane dostarcz do US na nośniku fizycznym (np. pendrive) do urzędu skarbowego.

Pamiętaj! Każdy plik JPK musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub potwierdzony kwotą przychodu z poprzedniego roku.

Czy można wprowadzać korektę w pliku JPK?

Tak, ale obowiązują Cię ograniczenia czasowe — w ciągu 14 dni od zmiany danych w rejestrze VAT lub stwierdzenia błędu w JPK musisz dostarczyć poprawiony plik do US. Więcej piszemy w artykule: Korekta JPK V7M – jak zrobić i skorygować? 

JPK_VAT: co to jest?

JPK_VAT zawiera szczegółowe dane o fakturach sprzedaży i zakupu, w tym:

• daty i numery faktur,
• dane kontrahentów,
• wartość netto i VAT każdej transakcji.

Plik musi być przesyłany co miesiąc, do 25 dnia następnego miesiąca, niezależnie od sposobu rozliczania VAT (miesięcznie lub kwartalnie).

Wprowadzenie JPK – inicjatywa europejska

JPK nie jest polskim wynalazkiem – podobne rozwiązania funkcjonują m.in. w Portugalii, Niemczech, Francji, Luksemburgu i Austrii. Ich głównym celem jest przeciwdziałanie oszustwom podatkowym i zwiększenie transparentności finansowej firm. W Polsce system ten wprowadzono w odpowiedzi na rosnące wyłudzenia VAT oraz potrzebę uszczelnienia systemu podatkowego, aby do budżetu państwa trafiało więcej środków.

Faktem jest, że wprowadzenie JPK wymusiło sporo zmian w prowadzeniu księgowości i dokumentacji w przedsiębiorstwach. Nie były one bez znaczenia, wręcz przeciwnie, istotnie wpłynęły na to, jak prowadzi się księgowość, w tym właśnie księgi rachunkowe. Teraz każda firma ma obowiązek digitalizacji danych, ponieważ ewidencję prowadzi się elektronicznie, a standaryzacja wpływa na konieczność dostosowania oprogramowania księgowego do wymogów JPK. W SaldeoSMART już w 2016 roku wyszliśmy po raz pierwszy naprzeciw potrzebom firm, tworząc moduły usprawniające przesyłanie danych i tworzenie JKP.

Pamiętaj też, że mimo możliwości automatyzacji to wciąż po Twojej stronie pozostają kontrola transakcji i weryfikacja poprawności danych – na szczęście większy nacisk na prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji podatkowej wiąże się też z możliwością wprowadzania korekt w przesłanym do US pliku JPK.

Wiele przedsiębiorstw uważa, że wprowadzenie JPK było dla nich bodźcem do zautomatyzowania części procesów księgowych, co ostatecznie odbiło się pozytywnie na ich efektywności. Jeśli chcesz zainwestować w sprawną digitalizację, Zaufaj SaldeoSMART — pobieranie faktur sprzedażowych do pliku JPK_FA to jedna z wielu funkcjonalności, które dla Ciebie przygotowaliśmy.

JPK — co to jest? Podsumujmy

1. Jednolity Plik Kontrolny to rozwiązanie, które ma wspierać zarówno organy podatkowe, jak i przedsiębiorstwa w prowadzeniu działalności zgodnie z przepisami prawa.
2. Wprowadzenie JPK w 2016 roku zmieniło sposób raportowania danych podatkowych. Cel? Zwiększenie przejrzystości oraz ograniczenie oszustw podatkowych.
3. Zadbaj o odpowiednie oprogramowanie i systemy księgowe, dzięki którym generowanie oraz przesyłanie danych w wymaganym formacie. Pomoże Ci zarówno aplikacja e-mikrofirma, jak i Twoje rozwiązanie księgowe, np. SaldeoSMART.

Katarzyna Ptak

Ukończyła studia magisterskie na kierunku Ekonomia Międzynarodowa na Uniwersytecie Jagiellońskim. Obecnie pełniąc rolę Marketing Managera w BrainSHARE IT (producenta SaldeoSMART) z pasją podchodzi do analizy danych i automatyzacji marketingu. W swojej karierze, zdobyła bogate doświadczenie w różnych aspektach marketingu, aktualnie zarządza strategią marketingową SaldeoSMART.