Jaki program do faktur wybrać? Na co zwrócić uwagę?

„Jaki program do faktur polecacie?”– takie pytanie pada na konferencjach dla przedsiębiorców oraz mniej lub bardziej formalnych spotkaniach osób działających w branży księgowej.

Wszyscy wiedzą, że wystawianie faktur online jest wygodne i pozwala oszczędzić czas oraz pieniądze. Dodatkowo w 2024 roku wejdzie w życie obowiązek stosowania e-faktur. Zmieni się sposób wystawiania dokumentów potwierdzających transakcje. Firmy i biura rachunkowe muszą się do tego przygotować.

Jak wybrać funkcjonalny program do fakturowania? Za chwilę dowiesz się, po czym poznać dobry program do faktur.

Dlaczego warto zainwestować w program do wystawiania faktur?

40 proc. polskich firm w swoich procesach księgowych korzysta z technologii, takich jak OCR czy digitalizacja dokumentów – wynika z raportu „Księgowość w polskich firmach 2021” przygotowanego przez Impel Business Solutions.

Z drugiej strony wiele osób obawia się, że zaawansowane technologie pozbawią ich pracy. Odbierają nowoczesny program do fakturowania jako zagrożenie. Obawy przesłaniają namacalne korzyści.

Jednak program do wystawiania faktur vat, faktur zaliczkowych, faktur eksportowych czy też innych, nie zastąpi specjalisty. Celem jest odciążenie pracownika i zwiększenie jego efektywności (poprzez m.in. automatyzację najbardziej powtarzalnych czynności). Program do faktur pomaga skupić się na bardziej wymagających zadaniach.

Nowoczesny, łatwy w obsłudze program nie służy tylko do wystawiania faktur online. Profesjonalna aplikacja będzie również archiwum online, służy jako baza kontrahentów (ich dane zawsze masz pod ręką), a automatyczne wystawianie faktur jest płynne i bezbłędne.

Przejdźmy do szczegółów: na co zwrócić uwagę wybierając program do fakturowania.

Jak wybrać program do faktur?

Sprawne narzędzie do zarządzania dokumentami, księgowością, komunikacją i procesami biurowymi – taki ma być dobry program do fakturowania. To pomoc w codziennej pracy, z pakietem przydatnych funkcji i gwarancją bezpieczeństwa danych klientów.

Działanie programu musi być możliwie intuicyjne, a wystawianie dokumentów łatwe i szybkie.

Kluczowym elementem przy wyborze programu jest możliwość wystawiania różnego rodzaju faktur. Przedsiębiorca lub księgowy powinien móc wystawić m.in.:

• faktury VAT,
• faktury cykliczne,
• faktury zaliczkowe,
• faktury VAT marża,
• faktury z odroczonym terminem płatności,
• faktury dla nievatowców.

Warto zdecydować się na profesjonalny program do faktur szyty na miarę, dopasowany do Twoich potrzeb. Niektóre aplikacje dedykowane są dla dużych lub średnich firm, inne dla jednoosobowych działalności lub używane przez małe biuro rachunkowe czy też początkujących przedsiębiorców. Część firm interesuje tylko możliwość wystawiania faktur VAT, a inne potrzebują program do fakturowania, archiwizowania i prowadzenia księgowości.

Możliwość wystawiania różnego rodzaju faktur typu VAT, faktur końcowych czy też faktu cyklicznych, to nie wszystko. Szalenie ważne jest bezpieczeństwo danych – baza kontrahentów musi być chroniona przed ingerencją osób niepowołanych.

Dobry program do fakturowania umożliwi wybór pakietów/opcji pasujących do Twoich wymagań (takie kompletne rozwiązanie oferuje platforma SaldeoSMART) – jest prosty i bezpieczny dla Ciebie i kontrahentów.

Jaki program do fakturowania? Niezbędne funkcje programu do faktur

Co musi mieć dobry program do wystawiania faktur? Oto lista najważniejszych funkcji:

• automatyczne wysyłanie faktur,
• e-archiwum z wygodną wyszukiwarką – baza kontrahentów pod ręką, jednym kliknięciem masz dostęp do niezbędnych dokumentów 24/7/365, zabezpieczenie wrażliwych danych oraz zabezpieczenie komunikacji w Internecie certyfikatem SSL,
• automatyczne odczytywanie dokumentów – dzięki OCR wystarczy zeskanować/zrobić zdjęcie/wysłać e-mailem fakturę, a zostanie ona odczytana i dodana do programu księgowego (system pozwala edytować i poprawiać dokumenty),
• elektroniczny obieg dokumentów – masz pewność, że faktura VAT lub inna trafi w odpowiednim czasie do właściwego adresata,
• obsługa różnego typy dokumentów – na liście jest faktura vat, dokumenty magazynowe, dokumenty sprzedażowe i inne,
• odczytywanie faktur zagranicznych (w SaldeoSMART w języku angielskim i niemieckim),
• integracja z programami księgowymi – w SaldeoSMART na liście jest 40 aplikacji,
• zgodność z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) – faktury ustrukturyzowane są w 2022 roku fakultatywne, ale Ministerstwo Finansów zapowiada, że w 2024 roku staną się obowiązkowe,
• szybkie płatności – umożliwia bezpieczne i wygodne przelewy online, a także wysyłanie przypomnień o płatności i wezwania do zapłaty (taką bardzo przydatną funkcję ma również SaldeoSMART),
• udostępniona aplikacja mobilna – możesz wystawić fakturę lub mieć wgląd w dokumenty sprzedażowe z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.

Dodatkowym atutem programu będą dodatkowe opcje, m.in. personalizacji, generowanie przelewów czy też mailowe powiadomienia o nowej fakturze od kontrahenta

Podsumujmy. Nowe technologie w księgowości – np. dobry program do faktur – to wymierne korzyści: większe zadowolenie klientów, wzrost kompetencji pracowników, większa efektywność oraz oszczędność czasu i pieniędzy. To wszystko zyskasz wybierając nowoczesny program do fakturowania.

Z poziomu właściwego programu wystawianie faktur jest proste, faktura VAT zawsze trafi do odbiorcy, a dodatkowe opcje ułatwią pracę przy wystawianiu faktur, pozwolą zaoszczędzić czas i obniżą koszty działania firmy.

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART