Jak sprawnie komunikować się z biurem rachunkowym?

Zdarzyło Ci się w przeszłości pracować z biurem rachunkowym, które robiło wszystko na czas, ale komunikacja była zerowa? Brak obsuw, ale i proaktywności ze strony biura. Zdarza się też, że pewne tematy są po prostu skomplikowane i warto je omówić osobiście. A to o tyle ważne, że komunikacja z biurem rachunkowym pozwala na bieżące monitorowanie stanu finansów i umożliwia szybkie reagowanie na zmiany prawne i podatkowe.

W takim razie – jak sprawnie komunikować się z biurem rachunkowym, aby współpraca była jak najbardziej efektywna i przynosiła korzyści obu stronom? Wbrew pozorom to nie musi być trudne! Przejdźmy więc do rzeczy.

Komunikacja z biurem rachunkowym od A do Z. Jak możecie zwiększyć efektywność współpracy?

Rozumiemy frustrację, która pojawia się, gdy klient nie jest pewien, jak sprawnie komunikować się z biurem rachunkowym, a druga strona tego nie ułatwia – dlatego chcemy dać Ci narzędzia, które pozwolą Ci lepiej zrozumieć specyfikę tej współpracy. Zacznijmy od podstaw, czyli kanału komunikacji.

1. Wybierzcie właściwy sposób komunikacji

Wydaje Ci się to oczywiste? A zdarza się, że pierwszym krokiem do efektywnej współpracy jest zrozumienie, że druga strona preferuje kontakt mailowy, nie telefoniczny, albo właśnie na odwrót – że jeśli call, to tylko na Zoomie, bo w wiadomości nie da się wszystkiego opowiedzieć. Dlatego omówcie na starcie, jakie metody komunikacji odpowiadają obu stronom. Nasz program do zarządzania pracą oferuje kanał komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a klientem – specjalny komunikator, w którym możesz wysyłać zadania, zadawać pytania czy przesyłać miesięczne rozliczenia albo najważniejsze informacje o wynikach finansowych firmy.

2. Ustalcie harmonogram przesyłania danych finansowych

Częstym problemem w komunikacji z biurem rachunkowym jest brak komunikacji, nie jej nadmiar. A systematyczność i responsywność to dwa ważne hasła, które powinny zapamiętać wszystkie osoby kontaktowe – po obu stronach. Będąc w temacie komunikacji, warto ustalić z biurem harmonogram przesyłania raportów finansowych. Ze wskazówek – korzystając z rozwiązań SaldeoSMART, klient biura ma wgląd do raportów, co zapewnia łatwy dostęp do informacji o wynikach finansowych, i pozwala na bieżąco monitorować kondycję finansową firmy. 

3. Poproś o udzielanie jasnych informacji – i sam się tego trzymaj

Wyzwaniem bywa też brak jasności w przekazywanych informacjach – często po obu stronach. Zdarza się, że biuro rachunkowe myśli, że pewne obowiązki czy przepisy są dla klienta oczywiste (a wcale nie są!), klient z kolei oczekuje pewnych rzeczy, ale ich jasno nie komunikuje. Jak temu zaradzić? W SaldeoSMART oferujemy funkcje wspierające klientów biur rachunkowych. Dzięki czemu mamy pewność, że współpracujące z nami biura mogą podzielić się ze swoimi klientami udogodnieniami, które pozwalają zaoszczędzić czas i zapanować nad chaosem z dokumentami. Jak to działa w praktyce? Dzięki SaldeoSMART klient może dostarczać dokumenty w bardzo prosty sposób do biura – nawet za pomocą aplikacji mobilnej. Jedno jest pewne – przekazywanie dokumentów księgowych jeszcze nigdy nie było tak proste i intuicyjne. 

4. Wyraźnie przedstaw swoje cele

Jak sprawnie komunikować się z biurem rachunkowym? Jest jeszcze jeden istotny szczegół: biuro powinno znać Twoje cele biznesowe. Faktem jest bowiem, że współpraca z biurem rachunkowym będzie znacznie bardziej efektywna, jeśli obie strony będą jasno określać swoje potrzeby i oczekiwania. Jeśli czujesz, że aktualne działania nie współgrają z Twoimi celami, możecie porozmawiać o tym, co zrobić, aby strategia była lepiej dostosowana do Ciebie. 

5. Wymieniajcie się informacjami

Prawo podatkowe i przepisy finansowe często się zmieniają, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z wszelkimi nowelizacjami. Biuro rachunkowe powinno informować Cię o zmianach, które mogą mieć wpływ na działalność firmy, a także doradzać, jak się do nich przygotować. Z kolei Ty, jako klient, powinieneś aktywnie reagować na takie informacje i współpracować przy wdrażaniu koniecznych zmian, a w razie jakichkolwiek modyfikacji z Twojej strony – szybko dać znać biuru rachunkowemu, co i kiedy się zmieni.

Jak efektywnie współpracować z biurem rachunkowym?

Również nowoczesne narzędzia pomagają usprawnić komunikację z biurem rachunkowym. Przykładem może być właśnie wspomniana wyżej platforma SaldeoSMART, która daje biurom funkcje zarządzania pracą, ułatwiając komunikację oraz obieg dokumentów. Dzięki takim rozwiązaniom szybko prześlesz dalej dokumenty, a także od razu otrzymasz dostęp do aktualnych analiz – a pamiętaj, że przekazywanie sobie dokumentów czy raportów to też forma komunikacji!

Katarzyna Ptak

Ukończyła studia magisterskie na kierunku Ekonomia Międzynarodowa na Uniwersytecie Jagiellońskim. Obecnie pełniąc rolę Marketing Managera w BrainSHARE IT (producenta SaldeoSMART) z pasją podchodzi do analizy danych i automatyzacji marketingu. W swojej karierze, zdobyła bogate doświadczenie w różnych aspektach marketingu, aktualnie zarządza strategią marketingową SaldeoSMART.