Co znajdziesz we wpisie:
Niższe koszty prowadzenia działalności, oszczędność czasu, szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, skuteczniejsza kontrola nad funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, większa wydajność i mniej błędów w codziennej pracy z dokumentami i przy obiegu faktur, bezpieczne rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji – to tylko część korzyści jakie daje elektroniczny obieg faktur w firmie.
Użycie takiego systemu znakomicie usprawnia funkcjonowanie firmy lub biura rachunkowego. Za chwilę dowiesz się jak wygląda jego wdrożenie, co zmieni na plus w przedsiębiorstwie i z jakich funkcji możesz skorzystać, żeby poprawić efektywność działania.
Czym jest elektroniczny obieg faktur w firmie?
To system przepływu dokumentów i informacji pomiędzy pracownikami czy klientami. Mówiąc w skrócie: elektroniczny obieg faktur kosztowych i innych oznacza przeniesienie ich z formy papierowej do formy cyfrowej. Dla właścicieli firm, menedżerów, pracowników księgowości i innych upoważnionych osób to sposób na szybkie usprawnienie codziennej pracy.
Digitalizacja dotyczy nie tylko faktur – w formie cyfrowej można zapisać i procedować inne dokumenty firmowe. Wszystkie ważne dokumenty umieszczone są w jednym miejscu, np. w systemie SaldeoSMART.
Jak wygląda wdrożenie systemu?
Pierwszym krokiem przy wdrażaniu systemu jest analiza potrzeb Twojej organizacji. Jakie będą grupy użytkowników, jakie dostaną uprawnienia, czy trzeba zmienić zasady panujące w firmie, żeby usprawnić procedowanie dokumentów – to pytania, na które trzeba znaleźć odpowiedź.
Po jasnym zdefiniowaniu zadań pracowników należy wybrać pomiędzy szablonem obiegu dokumentów lub stworzyć własny obieg dopasowany do specyficznych wymagań firm i klientów.
Podczas kolejnych etapów wdrożenia systemu w organizacji – przygotowania, analizy, konfiguracji, szkoleniu i opiece powdrożeniowej – ważny jest czas. Firma nie może pozwolić sobie na przestój, a jednocześnie na pominięcie lub niedopracowanie jednego z elementów procesu.
Jak zdigitalizować obieg faktur opisaliśmy w ebooku „Elektroniczny obieg dokumentów – usprawnij swoją pracę” – tam znajdziesz praktyczne i szczegółowe informacje.
Jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur?
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko łatwość wprowadzenia faktur kosztowych i innych do systemu księgowego czy też szybka akceptacja, odrzucenie lub naniesienie poprawek w dokumencie. Oto korzyści, które daje digitalizacja obiegu dokumentacji:
- elastyczność pracy z dokumentami – możliwy jest m.in. podział ról dla poszczególnych pracowników, nadawanie i modyfikacja indywidualnych uprawnień,
- ułatwiony dostęp do danych w aplikacji – pracownik ma dostęp do dokumentów po zalogowaniu w SaldeoSMART z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia z Internetem, 24/7/365,
- ułatwioną współpracę z biurem rachunkowym, które ma bieżący dostęp do dokumentów do przekazania do programu księgowego,
- łatwość wyszukiwania faktur i innych dokumentów,
- szybszy proces akceptacji i proces rejestracji dokumentów,
- sprawna dekretacja faktur kosztowych i innych,
- integracja z systemami zewnętrznymi (np. dostęp do zewnętrznego systemu finansowo księgowego, programów służących do sprzedaży i zarządzania kontaktami z klientem (CRM) czy też sprawami pracowniczymi,
- użycie OCR (optical character recognition) czyli optycznego odczytywania dokumentów z zeskanowanych/sfotografowanych/elektronicznych dokumentów, przekształcenia danych w formę cyfrową oraz importu do systemu używanego w firmie/biurze rachunkowym.
Funkcjonalność i zastosowanie oprogramowania do elektronicznego obiegu faktur
Na co może liczyć biuro księgowe, firma i jej dział księgowości po wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur i innych dokumentów?
Spójrzmy na najważniejsze funkcjonalności programu SaldeoSMART:
- projektowanie indywidualnych obiegów dla różnych typów dokumentów (faktury, umowy, zamówienia, pisma),
- domyślny obieg dokumentów,
- tworzenie grup użytkowników i nadawanie im uprawnień,
- tworzenie własnych typów dokumentów,
- inteligentny odczyt faktur za pomocą technologii OCR,
- akceptacja dokumentów na różnych etapach,
- historia edycji dokumentu,
- rozbudowane uprawnienia użytkowników,
- możliwość dodania obiegu do własnego systemu po API,
- łatwe dostosowanie do potrzeb konkretnej firmy,
- integracja z pakietem odczytywania dokumentów oraz z programem finansowo księgowym,
- 40 integracji z programami księgowymi i EPR,
- dostęp do statystyk.
Co ważne, dostęp do systemu jest możliwych z każdego urządzenia podłączonego do Internetu, a aplikacja mobilna ułatwia pracę z poziomu smartfonu np. podczas podróży służbowej.
Elektroniczny obieg faktur – przykłady z życia firm
Faktury, pisma, zamówienia, korespondencja, umowy z kontrahentami – to wszystko można przenieść z papieru do cyfrowego obiegu dokumentów. Jak w praktyce wygląda obieg faktur?
Oto schemat obiegu dokumentów księgowych w firmie:
- Nowy dokument trafia do księgowego/pracownika.
- Rejestracja faktury i przeniesienie – np. poprzez skanowanie lub z pliku – do SaldeoSMART.
- Opis merytoryczny dokumentu.
- Weryfikacja dokumentu, ewentualne pytania do firmy i naniesienie poprawek.
- Zaakceptowanie płatności przez zarząd.
- Dekretacja przez księgowość.
- Integracja z systemem ERP/FK.
W przypadku biura rachunkowego, klient może przesłać fakturę emailem, a pracownik ją zaksięguje. Możliwe jest też inne rozwiązanie. Fakturę wprowadzi do systemu sam klient, a ona trafi do odpowiedniego pracownika biura, który sprawdzą jej poprawność i wyśle do ewentualnej weryfikacji (do klienta) lub zaksięguje.