Do czego służy skaner OCR? Zobacz, jak skanowanie OCR może ułatwić Twoją pracę!

Skaner OCR to szalenie przydatne narzędzie, które wykorzystasz w firmie lub księgowości. Co ważne, skanowanie OCR nie wymaga inwestycji w kosztowny sprzęt. Do skanowania wystarczy np. smartfon.

Najważniejsze jest oprogramowanie. Wystarczy zeskanować dokument, a oprogramowanie takie jak SaldeoSMART samo rozpozna znaki i sprawi, że będzie można odczytać fakturę. Żmudne przepisywanie dokumentów do programu księgowego, korygowanie błędnie wystawionych faktur oraz ich analogowa archiwizacja przechodzi do przeszłości.

Czym jest skanowanie do OCR i czy rzeczywiście jest tak przydatne? Sprawdźmy!

Czym jest i jak działa skaner OCR?

Z pewnością wiele razy słyszałeś modne słowo „digitalizacja”. Skanowanie z wykorzystaniem aplikacji OCR jest praktycznym przykładem zastosowania cyfryzacji.

OCR (optical character recognition) to optyczne odczytywanie dokumentów. W praktyce tworzy je zestaw technik i oprogramowanie, które umożliwia rozpoznawanie ciągów znaków. W przeszłości w grę wchodził tekst drukowany – teraz każdy tekst możliwy do zeskanowania, także treści pisane odręcznie.

Najprościej mówiąc program OCR:

1. odczytuje tekst z zeskanowanych/sfotografowanych/elektronicznych dokumentów,
2. przekształca dane w formę cyfrową,
3. importuje dane do systemu dostępnego na komputerze.

Aplikacje wykorzystujące OCR są niebagatelny wsparciem dla księgowych i przedsiębiorców. Optyczne rozpoznawanie dokumentów i zawartych w nim znaków przyspiesza i ułatwia pracę w firmie.

Warto wybrać sprawdzone rozwiązania, np. program OCR w SaldeoSMART zapewnia bardzo dokładne przetwarzanie dokumentów (ponad 95 proc. skuteczność odczytania tekstu), a aplikacja zintegrowana jest z 40 programami księgowymi.

Gdzie znajduje zastosowanie optyczne rozpoznawanie znaków?

OCR przyda się wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z przetwarzanymi dokumentami. To urzędy, biblioteki, archiwa oraz firmy i biura rachunkowe. Użycie oprogramowania (serwisu) wykorzystującego OCR to wygoda, oszczędność i troska o ekologię w duchu polityki „paperless”.

Wystarczy użyć skanera, zrobić zdjęcie, przesłać dokument e-mailem lub dołączyć z dysku urządzenia. Program odczyta informacje i umożliwi przeniesienie dokumentu do gotowego szablonu z danymi do faktury, które następnie można wprowadzić do programu księgowego. To nie wszystko. Wykryje też dokument błędnie wypełniony lub powtarzający się.

Algorytm użyty w OCR uczy się – coraz lepiej odczytuje znaki, fragmenty tekstu, większe zespoły danych.

Jak wykorzystać OCR w firmie?

Jaka korzyść płynie z użycia OCR w księgowości? To nie tylko innowacje dla innowacji. OCR ułatwi Ci prowadzenie firmy/księgowości:

• zapewnia lepszą wydajność i efektywność – digitalizacja to znacząca oszczędność czasu Twoich pracowników, swoją energię mogą poświęcić na realizację zadań kluczowych dla przedsiębiorstwa,
• redukuje koszty – do e-dokumentu może mieć dostęp dowolna liczba pracowników bez potrzeby druku/kserowania faktur,
• umożliwia szybsze, zautomatyzowane wprowadzenie faktur do systemu – klienci np. biur rachunkowych mogą wysyłać dokumenty bezpośrednio do serwisu SaldeoSMART,
• pozwala na skanowanie i odczytanie danych z transakcji z wyciągów bankowych lub potwierdzeń przelewu,
• zwiększa bezpieczeństwo dokumentów – dane przechowywane są w formie obrazu w e-archiwach np. w chmurze lub na dyskach zewnętrznych, dokument nie zostanie zniszczony lub zgubiony,
• cyfrowy obieg dokumentów zapewnia ich szybką wymianę,
• ułatwia szybki dostęp do danych – błyskawicznie znajdziesz i przeszukasz dowolny dokument zapisany w systemie, dokumenty dostępne są on-line 24/7/365,
• podgląd dokumentu w postaci obrazów możliwy jest z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu (np. smartfon z Androidem, komputer z Windows, urządzenia z iOS), także dla klientów – użytkowników konta w systemie,
• oferuje przeszukiwanie dokumentu już po 1 słowie,
• klienci biur księgowości mają dostęp do swoich kont i możliwość śledzenia zmian,

język faktury nie będzie problemem – OCR w SaldeoSMART obsługuje faktury obcojęzyczne oraz wielostronne i walutowe (wybierz język, klient ma dostęp do programu w języku angielskim).
Zastanawiasz się czy warto korzystać z aplikacji z OCR? Reklamy przecież zachęcają: przejdź na cyfrowy format danych.

Trudno zlekceważyć korzyści płynące z prowadzenia księgowości online, np. przy użyciu aplikacji SaldeoSMART. Szybsze rozliczenia z większą liczbą klientów, szybsza realizacja zamówień na towary/usługi, sprawniejsze funkcjonowanie kadr i skuteczniejszy udział w przetargach – to wszystko daje Ci przewagę nad konkurencją.

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART