Digitalizacja dokumentów. Na czym polega i jak zacząć?

Czy wiesz, że dzięki digitalizacji dokumentów także dział kadr może skorzystać z innowacyjnych rozwiązań technologicznych? Jeśli Twoja firma szuka rozwiązań do szybszego wprowadzania faktur do systemu i bezpieczniejszego przechowywanie dokumentów, także kadrowych, w cyfrowej formie, warto zapoznać się z możliwościami OCR i archiwizacji dokumentów w chmurze.

Digitalizacja dokumentów – na czym polega?

Digitalizacja dokumentów to proces, który pozwala na przekształcenie tradycyjnych, papierowych dokumentów, w ich elektroniczne odpowiedniki. Dla firm digitalizacja oznacza mnóstwo korzyści, zarówno pod względem wzrostu efektywności pracy, jak i poprawy bezpieczeństwa danych.

Przyjrzyjmy się więc bliżej temu, na czym polega digitalizacja dokumentów i dlaczego warto ją wdrożyć w dziale kadr.

Digitalizacja dokumentów – skanowanie i co dalej?

Podstawowym etapem digitalizacji jest skanowanie dokumentów papierowych. Wykorzystując skanery, przekształcamy fizyczne dokumenty na obrazy cyfrowe. Dzięki temu każdy dokument może być zapisany na komputerze w formie pliku, na przykład PDF. Ważne jest skanowanie wysokiej jakości, aby zachować czytelność. To sprawia, że drugi etap, czyli korzystanie z OCR, jest bardziej skuteczne.

Warto też dodać, że digitalizacja pozwala na stworzenie własnego E-archiwum, dzięki któremu wszystkie wygenerowane dokumenty możesz bezpiecznie zarchiwizować na komputerze, na dysku zewnętrznym, pozostałych nośnikach, a także w chmurze, gdzie będą bezpieczne.

Optical Character Recognition (OCR)

Kolejnym krokiem w procesie digitalizacji jest zastosowanie technologii OCR (Optical Character Recognition), czyli optycznego rozpoznawania znaków. OCR pozwala na konwersję zeskanowanych obrazów dokumentów w edytowalny tekst, z którego można korzystać tak jak z pliku od początku stworzonego digitalowo. Dzięki temu dokumenty nie tylko są dostępne w formie elektronicznej, ale również można w nich szybko wyszukiwać potrzebne informacje, co znacznie ułatwia pracę. Dodatkowo OCR pozwala na przesyłanie danych do systemów, usprawniając Elektroniczny Obieg Dokumentów.

Żmudne przepisywanie dokumentów do programu księgowego, korygowanie błędnie wystawionych faktur oraz ich analogowa archiwizacja mogą przejść do przeszłości! Zobacz, czym jest i jak działa skaner OCR w SaldeoSMART – i w jaki sposób Twoje dane są automatycznie przenoszone do naszych systemów.

Korzyści z digitalizacji dokumentów

Wiesz już, na czym polega digitalizacja dokumentów – ale właściwie jakie są jej zalety?

Oszczędność miejsca

Tradycyjne, papierowe dokumenty zajmują dużo miejsca, wymagają archiwizacji i regularnej konserwacji. Przechowywanie ich w formie elektronicznej eliminuje te problemy, dzięki czemu nie marnujesz fizycznej przestrzeni w biurze na archiwa pełne segregatorów i teczek, w których trudno się odnaleźć.

Łatwiejsze przeszukiwanie i dostęp do dokumentów 24/7

Dokumenty w formie cyfrowej możesz bez problemu przeszukać, korzystając z dowolnego oprogramowania do otwierania PDF-ów, wybierając komendę CTRL+F i wpisując wybrane słowa kluczowe. Kolejna zaleta to możliwość szybkiego udostępnienia pliku kontrahentom czy innym działom w firmie, co przyspiesza obieg dokumentów w firmie i poza nią.

Bezpieczeństwo danych

Elektroniczne dokumenty można skuteczniej zabezpieczyć przed nieautoryzowanym dostępem, zgubieniem czy zniszczeniem. Nie są też podatne na tak prozaiczne sytuacje jak rozlanie na nie wody czy zabrudzenia. Wprowadzenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie czy systemy kopii zapasowych, gwarantuje ochronę wrażliwych danych pracowników.

Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule: Czy dane Twojej firmy będą bezpieczne w chmurze?

Zgodność z polskimi przepisami

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej ułatwia spełnianie wymogów prawnych związanych z archiwizacją i przechowywaniem dokumentacji kadrowej.

Jeśli masz wątpliwości, czy robisz wszystko zgodnie z przepisami, zerknij do naszego poradnika: Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa. Uporządkowane archiwum.

Podsumujmy, czego się dowiedziałeś:

• W skład procesu digitalizacji dokumentów wchodzą: skanowanie, OCR i przechowywanie w chmurze lub na dyskach.
• Digitalizacja dokumentów przynosi korzyści dla wielu działów, również działu kadr.
• Ułatwia zarządzanie dokumentacją, oszczędza czas i miejsce, a także zwiększa bezpieczeństwo danych.
• Wdrożenie digitalizacji może podnieść efektywność działania działu kadr i przyczynić się do bardziej nowoczesnego i zorganizowanego środowiska pracy!
• Warto zainwestować w odpowiednie technologie i rozwiązania, aby w pełni wykorzystać potencjał digitalizacji w codziennych obowiązkach – na przykład w SaldeoSMART.

Katarzyna Ptak

Ukończyła studia magisterskie na kierunku Ekonomia Międzynarodowa na Uniwersytecie Jagiellońskim. Obecnie pełniąc rolę Marketing Managera w BrainSHARE IT (producenta SaldeoSMART) z pasją podchodzi do analizy danych i automatyzacji marketingu. W swojej karierze, zdobyła bogate doświadczenie w różnych aspektach marketingu, aktualnie zarządza strategią marketingową SaldeoSMART.