nota księgowa

Nota księgowa – co to jest i kiedy się ją wystawia?

Udostępnij:
5
(1)

Nota księgowa to istotny dokument księgowy wykorzystywany w procesie ewidencji transakcji gospodarczych. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja jest kompletna, przejrzysta i w pełni zgodna z przepisami prawa, warto wiedzieć, jak obchodzić się z notą księgową – jak wypełnić, wystawić i wreszcie zaksięgować ten dokument. 

Co to jest nota księgowa?

Nota księgowa to dokument księgowy, który ma na celu udokumentowanie pewnych transakcji czy operacji. Jest wykorzystywana w sytuacjach, gdy konieczne jest ujęcie transakcji, których nie dotyczy VAT, w księgach rachunkowych.

Elementy, które muszą znaleźć się w notach księgowych, to:

  1. Określenie rodzaju dowodu (czyli zapis „nota księgowa”).
  2. Numer identyfikacyjny (ewidencyjny) dowodu księgowego.
  3. Określenie stron, które wzięły udział w dokumentowanej operacji gospodarczej (nazwa przedsiębiorstw, adresy).
  4. Opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych.
  5. Datę dokonania operacji gospodarczej.
  6. Datę sporządzenia noty księgowej (tylko w przypadku, gdy jest ona inna niż data dokonania operacji – jeśli jest taka sama, nie trzeba jej zawierać).
  7. Podpis wystawcy noty księgowej.
  8. Podpis osoby, od której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
  9. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania noty księgowej do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
  10. Podpis osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie i zakwalifikowanie noty księgowej jako dowodu księgowego.

Czym różni się nota księgowa od noty korygującej?

Choć mogłoby się wydawać, że to podobne dokumenty, to nota księgowa różni się od noty korygującej w wielu aspektach, przede wszystkim inne będzie jej zastosowanie.

Nota księgowa jest używana do dokumentowania standardowych operacji gospodarczych i jest elementem codziennej działalności księgowej przedsiębiorstwa.

Natomiast nota korygująca służy do korygowania wcześniej dokonanych wpisów w księgach rachunkowych w przypadku pojawienia się błędów lub potrzeby wprowadzenia poprawek na prośbę którejś ze stron.

Kiedy można wypełnić notę księgową, a kiedy nie ma ona zastosowania?

Notę księgową wystawia się w sytuacjach, gdy dokumentowana transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT. Kiedy więc możesz ją zastosować? Poniżej przygotowaliśmy kilka praktycznych przykładów.

  • Obciążenie kontrahenta karą umowną. Gdy umowa zawiera zapisy o karach umownych za nieterminowe wykonanie zlecenia, nota księgowa jest wykorzystywana do naliczenia i udokumentowania takiej kary.
  • Obciążenie dłużnika odsetkami. W przypadku zatorów płatniczych przedsiębiorcy mają prawo naliczyć odsetki za nieopłacenie zobowiązań i wystawić notę księgową potwierdzającą ten fakt.
  • Przenoszenie opłat skarbowych na nabywcę. To rzadszy przypadek, ale np. agencje celne mogą przenosić koszty opłat skarbowych na klientów.
Pamiętaj: Nota księgowa może być wystawiona tylko w sytuacjach, w których nie mają zastosowania przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.

Czego więc NIE możesz udokumentować przy jej pomocy? Na podstawie noty księgowej nie mogą być dokumentowane transakcje takie jak np. sprzedaż w sklepie internetowym, świadczenie usług, sprzedaż stacjonarna.

nota księgowa a faktura

Jak wystawić notę księgową krok po kroku?

Krok 1: Określenie rodzaju transakcji

W pierwszej kolejności określ, jaką transakcję chcesz udokumentować, oraz czy możesz to zrobić z użyciem noty księgowej.

Krok 2: Zgromadzenie niezbędnych danych

Zbierz wszystkie niezbędne informacje i dane dotyczące transakcji, np. dane kontrahentów, datę operacji, opis operacji, wartość operacji, NIP.

Krok 3: Przygotowanie dokumentu

Stwórz dokument noty księgowej, który zawiera wszystkie niezbędne informacje (wypisaliśmy je dla Ciebie wyżej, w części Elementy, które muszą znaleźć się w notach księgowych).

Krok 4: Wprowadzenie danych

Wprowadź wszystkie zgromadzone dane do noty księgowej, zgodnie z ustalonym formatem i wymogami prawnymi. Upewnij się, że wszystkie pola są wypełnione poprawnie. Ułatwią Ci to takie programy jak SaldeoSMART – dzięki nim nie będziesz mieć problemu z przydzieleniem numeru ewidencyjnego i zadbaniem o komplet informacji.

Krok 5: Podpisanie noty

Podpisz notę księgową jako wystawca.

Pamiętaj, że notę księgową powinien sprawdzić i zatwierdzić upoważniony pracownik lub osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe przedsiębiorstwa. Nie zapomnij też o właściwym przechowywaniu – zgodnie z polskimi przepisami prawa, dokumenty księgowe, w tym noty księgowe, muszą być przechowywane przez 5 lat.

Nota księgowa – jak zaksięgować ten dokument?

Przypomnijmy jeszcze, że ponieważ koszty zawarte w nocie księgowej nie podlegają VAT, dokument ten należy ująć tylko w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Podsumowanie. Czy wiesz już wszystko o nocie księgowej?

Nota księgowa stanowi ważny dokument księgowy, który pomaga w udokumentowaniu operacji gospodarczych. Jej prawidłowe wystawienie i zawartość są istotne dla zachowania zgodności z przepisami prawa i przejrzystości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Dlatego przedsiębiorcy powinni dokładnie zapoznać się z wymogami dotyczącymi not księgowych i stosować je zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak przydatny był ten post?

Kliknij gwiazdkę, aby ocenić!

Średnia ocena 5 / 5. Liczba głosów: 1

Jak dotąd brak głosów! Bądź pierwszym, który oceni ten post.

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.
Poprzedni
Dlaczego księgowi nie chcą pracować w biurach rachunkowych i jak to zmienić?
Następny
Odroczony termin płatności faktury – co warto o nim wiedzieć?

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *