Nota księgowa – co to jest i kiedy się ją wystawia?

Nota księgowa to istotny dokument księgowy wykorzystywany w procesie ewidencji transakcji gospodarczych. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja jest kompletna, przejrzysta i w pełni zgodna z przepisami prawa, warto wiedzieć, jak obchodzić się z notą księgową – jak wypełnić, wystawić i wreszcie zaksięgować ten dokument. 

Co to jest nota księgowa?

Nota księgowa to dokument księgowy, który ma na celu udokumentowanie pewnych transakcji czy operacji. Jest wykorzystywana w sytuacjach, gdy konieczne jest ujęcie transakcji, których nie dotyczy VAT, w księgach rachunkowych.

Elementy, które muszą znaleźć się w notach księgowych, to:

1. Określenie rodzaju dowodu (czyli zapis „nota księgowa”).
2. Numer identyfikacyjny (ewidencyjny) dowodu księgowego.
3. Określenie stron, które wzięły udział w dokumentowanej operacji gospodarczej (nazwa przedsiębiorstw, adresy).
4. Opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych.
5. Datę dokonania operacji gospodarczej.
6. Datę sporządzenia noty księgowej (tylko w przypadku, gdy jest ona inna niż data dokonania operacji – jeśli jest taka sama, nie trzeba jej zawierać).
7. Podpis wystawcy noty księgowej.
8. Podpis osoby, od której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
9. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania noty księgowej do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
10. Podpis osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie i zakwalifikowanie noty księgowej jako dowodu księgowego.

Czym różni się nota księgowa od noty korygującej?

Choć mogłoby się wydawać, że to podobne dokumenty, to nota księgowa różni się od noty korygującej w wielu aspektach, przede wszystkim inne będzie jej zastosowanie.

Nota księgowa jest używana do dokumentowania standardowych operacji gospodarczych i jest elementem codziennej działalności księgowej przedsiębiorstwa.

Natomiast nota korygująca służy do korygowania wcześniej dokonanych wpisów w księgach rachunkowych w przypadku pojawienia się błędów lub potrzeby wprowadzenia poprawek na prośbę którejś ze stron.

Kiedy można wypełnić notę księgową, a kiedy nie ma ona zastosowania?

Notę księgową wystawia się w sytuacjach, gdy dokumentowana transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT. Kiedy więc możesz ją zastosować? Poniżej przygotowaliśmy kilka praktycznych przykładów.

• Obciążenie kontrahenta karą umowną. Gdy umowa zawiera zapisy o karach umownych za nieterminowe wykonanie zlecenia, nota księgowa jest wykorzystywana do naliczenia i udokumentowania takiej kary.

• Obciążenie dłużnika odsetkami. W przypadku zatorów płatniczych przedsiębiorcy mają prawo naliczyć odsetki za nieopłacenie zobowiązań i wystawić notę księgową potwierdzającą ten fakt.

• Przenoszenie opłat skarbowych na nabywcę. To rzadszy przypadek, ale np. agencje celne mogą przenosić koszty opłat skarbowych na klientów.

Czego więc NIE możesz udokumentować przy jej pomocy? Na podstawie noty księgowej nie mogą być dokumentowane transakcje takie jak np. sprzedaż w sklepie internetowym, świadczenie usług, sprzedaż stacjonarna.

Jak wystawić notę księgową krok po kroku?

Krok 1: Określenie rodzaju transakcji

W pierwszej kolejności określ, jaką transakcję chcesz udokumentować, oraz czy możesz to zrobić z użyciem noty księgowej.

Krok 2: Zgromadzenie niezbędnych danych

Zbierz wszystkie niezbędne informacje i dane dotyczące transakcji, np. dane kontrahentów, datę operacji, opis operacji, wartość operacji, NIP.

Krok 3: Przygotowanie dokumentu

Stwórz dokument noty księgowej, który zawiera wszystkie niezbędne informacje (wypisaliśmy je dla Ciebie wyżej, w części Elementy, które muszą znaleźć się w notach księgowych).

Krok 4: Wprowadzenie danych

Wprowadź wszystkie zgromadzone dane do noty księgowej, zgodnie z ustalonym formatem i wymogami prawnymi. Upewnij się, że wszystkie pola są wypełnione poprawnie. Ułatwią Ci to takie programy jak SaldeoSMART – dzięki nim nie będziesz mieć problemu z przydzieleniem numeru ewidencyjnego i zadbaniem o komplet informacji.

Krok 5: Podpisanie noty

Podpisz notę księgową jako wystawca.

Pamiętaj, że notę księgową powinien sprawdzić i zatwierdzić upoważniony pracownik lub osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe przedsiębiorstwa. Nie zapomnij też o właściwym przechowywaniu – zgodnie z polskimi przepisami prawa, dokumenty księgowe, w tym noty księgowe, muszą być przechowywane przez 5 lat.

Nota księgowa – jak zaksięgować ten dokument?

Przypomnijmy jeszcze, że ponieważ koszty zawarte w nocie księgowej nie podlegają VAT, dokument ten należy ująć tylko w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Podsumowanie. Czy wiesz już wszystko o nocie księgowej?

Nota księgowa stanowi ważny dokument księgowy, który pomaga w udokumentowaniu operacji gospodarczych. Jej prawidłowe wystawienie i zawartość są istotne dla zachowania zgodności z przepisami prawa i przejrzystości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Dlatego przedsiębiorcy powinni dokładnie zapoznać się z wymogami dotyczącymi not księgowych i stosować je zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART