3 rzeczy, które musisz wiedzieć o KSeF

E-faktury można wystawiać od stycznia 2022 roku. Co powinien
wiedzieć przedsiębiorca o nowej formie dokumentowania transakcji
w Krajowym Systemie e-Faktur?

W 2022 roku e-faktury (faktury ustrukturyzowane) są fakultatywne. Oznacza to, że
przedsiębiorcy mogą dobrowolnie zdecydować się na wystawienie e-faktury zamiast
tradycyjnej faktury papierowej lub faktury elektronicznej (np. w formacie PDF). Jednak –
według zapowiedzi rod 2024 roku e-faktury staną się
obowiązkowe. Już teraz warto przygotować się do istotnej zmiany w fakturowaniu.
Przygotowaliśmy e-book, w którym szczegółowo omawiamy zasady wystawiania faktur w
Krajowym Systemie e-Faktur. Poniżej przedstawiamy 3 rzeczy, które warto już teraz
wiedzieć o nowej formie dokumentowania transakcji między przedsiębiorcami.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – co oznacza
dla przedsiębiorcy? 3 najważniejsze fakty

E-faktury czyli faktury ustrukturyzowane mają wszystkie pozycje wymagane Ustawą VAT
oraz elementy, który nie są wymagane przepisami, ale przedsiębiorcy ich używają. Faktury
mają format xml. Można je wystawiać w Krajowym Systemie e-Faktur czyli państwowym
systemie teleinformatycznym, ale nie tylko. Taki dokument wystawisz również korzystając z
oprogramowania wspierającego księgowość, np. wielofunkcyjnej platformy Saldeo Smart.
Dzięki niej wyślesz i odbierzesz faktury z KSeF.
Każda e-faktura ma przydzielony indywidualny numer. Po nadaniu identyfikatora faktura jest
automatycznie udostępniana odbiorcy i uznana za dostarczoną. E-faktury przechowywane
są w systemie KSeF przez 10 lat. Przedsiębiorcy nie mają obowiązku ich samodzielnego
przechowywania.
Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który wprowadził do obiegu e-faktury
(wcześniej weszły w życie we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii). Zgodnie z zapowiedzią,
KSeF ma ułatwić życie przedsiębiorcom (m.in. standaryzacja dokumentacji), a fiskusowi
pomóc uszczelnić system podatkowy.
Przedsiębiorcy korzystający z zintegrowanych z KSeF programów księgowo-finansowych
(np. Saldeo Smart) nie muszą specjalnie przygotowywać się do wystawienia faktury
ustrukturyzowanej. Aplikacja wyręczy ich we wszystkich obowiązkach. Dobrze jednak znać
podstawowe zasady dotyczące e-fakturowania.

Zasady korzystania z KSeF – zgoda odbiorcy

1. Wymagana zgoda odbiorcy na przyjęcie e-faktury
Jak już wspomnieliśmy, w 2022 roku wystawianie e-faktur jest dobrowolne. Przedsiębiorca,
który jest odbiorcą faktury może odmówić przyjęcia jej w formie faktury ustrukturyzowanej.
Co w takiej sytuacji?
Faktura nadal znajduje się w systemie KSeF. Wystawiający ma natomiast obowiązek
dostarczyć ją kontrahentowi w innej umówionej formie. To może być faktura papierowa lub
elektroniczna. Wystawca może np. zwizualizować e-fakturę i wydrukować ją w formie PDF.

KSeF – zachęty dla przedsiębiorców

2. Bonusy dla przedsiębiorców wystawiających faktury ustrukturyzowane
Najważniejszą nagrodą czekającą na używających faktury ustrukturyzowanych jest
skrócenie okresu rozliczenia podatku VAT z 60 na 40 dni.
Kto może na to liczyć? Przedsiębiorca:
● musi wystawiać – w całym okresie rozliczeniowym – tylko faktury ustrukturyzowane,
● musi być czynnym podatnikiem VAT przez minimum 12 miesięcy poprzedzających
okres rozliczeniowy,
● musi posiadać rachunek rozliczeniowy/imienny w SKOK zawarty w tzw. białej liście.
Dodatkowy wymóg, to ograniczona wysokość kwoty podatku naliczonego/kwota różnicy
podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do
zwrotu – nie może przekraczać 3 tys. zł.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) – doręczenie faktur,
duplikaty i noty korygujące

3. Automatyczne doręczenie faktur oraz zmiany dotyczace duplikatów i not
korygujących
Faktury ustrukturyzowane mają określony i niezmienny wzór – strukturę logiczną
przygotowaną przez Ministerstwo Finansów. Wszystkie informacje są zawsze w tym samym
miejscu (np. ceny towaru czy stawki VAT). Po wystawieniu e-faktury przez przedsiębiorcę
dokument trafia do KSeF poprzez interfejs łączący urzędowa platformę i aplikację, z której
korzysta.
Najważniejsza informacja: wystawienie e-faktury gwarantuje podatnikowi, że dokument
dotarł do odbiorcy. Nie ma problemu z fakturą, która np. uległa zniszczeniu lub zaginęła
przed dotarciem do odbiorcy.

Co z wystawieniem duplikatu? Wszystkie faktury ustrukturyzowane są przechowywane w
KSeF. Nie ma zatem możliwości (ani potrzeby) wystawiania duplikatu. Nieco inaczej
wygląda sytuacja kontrahenta, który odmówił przyjęcia faktury ustrukturyzowanej. Taki
przedsiębiorca może poprosić wystawcę o jej ponowne przekazanie.
Systemowe rozwiązanie dotyczące e-faktur ma wpływ również na ewentualne noty
korygujące. Odbiorca musi zaakceptować fakturę w KSeF i z tego względu nie ma
możliwości wystawienia noty korygującej do takiej faktury.
Noty korygujące nadal można wystawiać na dotychczasowych zasadach poza KSeF.