Analityka w księgowości

Kto płaci w terminie, a kto zalega? Jaki jest bilans moich rozliczeń? Kto generuje mi największy przychód i z kim warto współpracować? Z czego mam największe zyski? Te (i podobne) pytania to dla przedsiębiorców niezwykle cenne informacje, pozwalające lepiej zarządzać biznesem, planować wydatki i efektywnie działać. To również najczęściej zadawane przez nich pytania księgowym. Jakie księgowe dane analityczne warto mieć pod ręką? I jak można usprawnić proces ich pozyskiwania? Analityka w księgowości jest bardzo przydatna.

Zadziwiająco dużo przedsiębiorców nie analizuje regularnie danych księgowych. Dlaczego jest to błąd? Przede wszystkim dlatego, że brak tych informacji nie pozwala efektywnie planować wydatków i inwestycji, prowadzi do zaburzeń płynności finansowej i utrudnia proces efektywnego rozwijania biznesu.

Dlaczego przedsiębiorcy rzadko analizują dane? Przede wszystkim dlatego, że nie potrafią sobie ich zorganizować. Informacje na temat przychodów, płatności, wydatków ukryte są w fakturach. Księgowi zazwyczaj jednak nie przekazują takich danych, wychodząc z założenia, że jeśli przedsiębiorca będzie chciał, to o nie poprosi. A wielu z nich o nie nie pyta (z braku czasu, braku wiedzy czy po prostu dlatego, że biuro rachunkowe oczekuje za dodatkowy raport wynagrodzenia). Jak zatem ułatwić przedsiębiorcom zarządzanie własnym biznesem? Poprzez udostępnienie analityki księgowej w łatwej i prostej formie – np. generowanych automatycznie raportów do Excela. Taką funkcjonalność daje SaldeoSMART. Korzystające z niego biura rachunkowe mogą za pomocą kilku kliknięć myszką ułatwić swoim klientom otrzymywanie ważnych danych biznesowych. Do najpopularniejszych raportów eksportowanych do Excela i umożliwiających dalszą pracę z danymi należy właśnie ten oferowany przez SaldeoSMART, dotyczący dokumentów kosztowych lub faktur sprzedażowych. Jest on bardzo prosty w opracowaniu, więc szybko można z niego wyciągnąć takie informacje jak:

• wydatki i/lub przychody wg kontrahentów;
• wydatki i/lub przychody wg kategorii;
• wydatki i/lub przychody wg pracowników lub działów;
• wydatki i/lub przychody wg określonych projektów;
• wydatki i/lub przychody wg rodzaju zakupów;
• analiza sprzedaży wg stawek VAT;
• informacje o płatnościach i zaległościach (również dane dotyczące przeterminowanych faktur).

Ciekawym ułatwieniem jest automatyczne raportowanie zakupów i rozrachunków. W oparciu o zadany, określony przez użytkownika czas, pozwala on automatycznie generować trzy typy raportów:

Zakupy według kontrahentów – czyli zestawienie wydatków firmy w oparciu o kontrahentów. Pozwalają określić, ile firma wydaje, na co i w jaki sposób. Dzięki temu można planować wydatki na kolejne miesiące, bazując na danych historycznych, planować fluktuację w kwotach zakupów czy wreszcie analizować kontrahentów pod kątem wydawanych u nich kwot, co pozwala lepiej optymalizować procesy zakupowe.

Zakupy według kategorii – na co wydajemy, kiedy i ile? Szybki podgląd kategorii kosztów pozwala tworzyć prognozy wydatków oraz hipotezy dotyczące przeszłych i przyszłych wydatków. Dzięki kategoryzacji kosztów i ich analizie firma może również określać podbudżety na określone kategorie.

Rozrachunki z kontrahentami – raport pozwalający określić, jakie są należności, zobowiązania oraz ich wzajemny stosunek. To zestaw niezwykle ważnych informacji pozwalających firmie planować inwestycje i dbać o płynność finansową. Pozwala określić, czy więcej w danym okresie firma musi wydać, czy więcej zarobi. Do kogo trzeba uderzyć z wezwaniem do zapłaty, a z którym klientem współpraca układa się na tyle wzorowo, że warto o niego walczyć. Raport ten generowany jest z poziomu raportów w menu głównym SaldeoSMART i jest ogromnym ułatwieniem dla biura rachunkowego oraz jego klientów.

O tym, jak wykorzystać konkretne dane do optymalizacji biznesu, przeczytacie na naszym blogu – już niedługo więcej informacji.