Alternatywa dla „chmury” w księgowości

Choć coraz więcej firm księgowych korzysta z rozwiązań umożliwiających przechowywanie (i dostęp) do plików zgromadzonych na zewnętrznych serwerach, to wiele obaw związanych z bezpieczeństwem danych obecnych „w chmurze” sprawia, że spora część firm wybiera tradycyjne rozwiązania. Dedykowane rozwiązania serwerowe wiążą się jednak z reguły ze sporymi kosztami. Czy jest jakaś alternatywa?

Czego najbardziej obawiają się biura rachunkowe w związku z przechowywaniem danych „w chmurze”?

Po pierwsze, by przechowywać dane „w chmurze” zgodnie z wymogami ustawy oraz stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości, konieczne jest zapewnienie kontroli nad księgami oraz znajdującymi się w nich zapisami. Ponadto księgi rachunkowe muszą być dostępne w miejscu ich prowadzenia, a jednostka prowadząca księgowość musi dysponować wydrukiem bądź mieć zapisane dane na trwałym nośniku możliwym do odczytania w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. W związku z tym umowa z usługodawcą umożliwiającym przechowywanie danych „w chmurze” musi być tak skonstruowana, by wymogi te były zapewnione. Kolejną kwestią jest też problem bezpieczeństwa danych. W przypadku ich wycieku firma lub biuro rachunkowe narażone są na ogromne straty. Wprawdzie profesjonalni dostawcy usług cloud computingu dla księgowości dbają o prawidłowe zabezpieczenie danych, ale dla wielu biur rachunkowych jest to nadal nie dość pewne rozwiązanie. Jak zatem zapewnić sprawny obieg dokumentów, dostęp do elektronicznego archiwum i spełnić wymogi ustawy bez inwestowania w kosztowne dedykowane rozwiązania serwerowe? Rozwiązaniem może być lokalny niewielki serwer z oprogramowaniem wspierającym elektroniczny obieg dokumentów, spięty z programem księgowym wykorzystywanym w firmie. SaldeoSMART w wersji pudełkowej to po prostu niewielkich rozmiarów serwer typu plug&play. Wystarczy podpiąć go do zasilania oraz wewnętrznej sieci firmowej, by móc zacząć korzystać z elektronicznej archiwizacji dokumentów. Dane przechowywane są przez cały czas lokalnie, fizycznie w obrębie firmy, ale oprogramowanie zapewnia także dostęp do nich z każdego miejsca i o każdym czasie. Jednostka jest niezależna od zewnętrznego usługodawcy i poza pierwszym kosztem zakupu całego systemu nie niesie ze sobą żadnych dodatkowych opłat do uiszczenia w trakcie jego użytkowania.
Takie rozwiązanie zapewnia:

• pełne bezpieczeństwo przechowywanych danych;
• trwałe przechowywanie dokumentów księgowych w miejscu prowadzenia ksiąg;
• łatwą migrację danych;
• pełną ochronę danych osobowych klientów biura rachunkowego;
• możliwość zapewnienia dostępu do archiwum online przez 24 godziny na dobę;
• niskie koszty zarządzania infrastrukturą dzięki wykorzystaniu jednego dedykowanego serwera z przeinstalowanym oprogramowaniem do skanowania i odczytywania oraz archiwizacji faktur.

Warto również zauważyć, że od 2016 roku nowelizacja Ustawy o rachunkowości zakłada konieczność stosowania jednolitego standardu XML dla dokumentów księgowych. Na początku nowelizacja ta obejmie jedynie dużych przedsiębiorców, ale od 2018 roku każda firma będzie musiała przekazywać dane zapisane jako pliki o formacie strukturalnym, dlatego już teraz warto zainteresować się systemami umożliwiającymi archiwizację danych w tym formacie i stały bezpieczny do nich dostęp. Takimi jak SaldeoSMART w wersji z dedykowanym mobilnym serwerem lokalnym.