Organizacja pracy – 9 wskazówek jak efektywnie zarządzać czasem pracy

Praca księgowego wiąże się często z dużą presją czasu i natłokiem obowiązków. Umiejętność efektywnego zarządzania czasem jest więc absolutną podstawą każdego sukcesu w branży. Poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie aż piętnaście praktycznych wskazówek, z którymi lepiej zorganizujesz swoją pracę i zyskasz kontrolę nad czasem. Rób więcej i stresuj się mniej z dobrą organizacją pracy!

Organizacja pracy biurowej w księgowości

Dobra organizacja czasu pracy to współcześnie ogromnie ważna kompetencja zawodowa. Co możesz robić każdego dnia, by ją zdobyć i rozwijać?

1. Ucz się planować

Rozpocznij dzień od sporządzenia listy zadań do wykonania, oszacowując czas potrzebny na każde z nich. Ustal priorytety, określając, które zadania są najważniejsze i pilne, a które mogą nieco poczekać.

2. Wykorzystuj narzędzia do zarządzania czasem

Stwórz (najlepiej elektroniczny) kalendarz księgowego, w którym zaplanujesz terminy płatności podatków, składania sprawozdań finansowych i innych ważnych wydarzeń. Może to być np. funkcja zarządzania pracą SaldeoSMART. Pomoże Ci zakładać wydarzenia cykliczne, nadawać zadaniom priorytety, raportować czas pracy i wiele więcej!

3. Automatuj rutynowe zadania

Zautomatyzuj generowanie raportów i deklaracji podatkowych za pomocą odpowiedniego oprogramowania.

• Wykorzystaj platformy do e-fakturowania, aby ułatwić wymianę dokumentów z kontrahentami.
• Zainstaluj oprogramowanie do OCR, które automatycznie rozpoznaje tekst z dokumentów papierowych.

4. Naucz się delegować zadania

Jeśli masz zespół, deleguj mniej istotne zadania pracownikom na niższych szczeblach, którzy mogą się od Ciebie uczyć, lub stażystom. Z kolei biurom rachunkowym możesz powierzyć prowadzenie ksiąg dla mniejszych klientów. Musisz przeprowadzić audyt finansowy, a nie masz specjalistycznej wiedzy w tym temacie? Może Ci tu pomóc księgowy freelancer.

5. Unikaj rozpraszaczy

Wyłącz powiadomienia e-mail i social media podczas pracy nad ważnym zadaniem. Jeśli to możliwe, pracuj w cichym miejscu, z dala od hałasu i głośnych współpracowników – jeśli nie, skorzystaj ze słuchawek wyciszających albo zatyczek do uszu typu Loops. 

6. Rób sobie przerwy

Choć może się to wydawać kontrintuicyjne, to regularne przerwy w pracy są ważne dla utrzymania koncentracji i wydajności! Wstań od biurka i poruszaj się co najmniej raz na godzinę – nie przeglądaj w tym czasie telefonu, zamiast tego wyjdź na krótki spacer, zrób sobie kawę lub porozmawiaj z kolegą z pracy. Świetną opcją są też ćwiczenia oddechowe – odkryj spokój dzięki technice 3-6-1. Instrukcja dostępna na naszym kanale YouTube.

7. Nie przestawaj się uczyć!

Regularnie uczestnicz w webinarach, szkoleniach i kursach, aby poszerzać swoją wiedzę i umiejętności i być na bieżąco z najnowszymi trendami, chociażby wykorzystaniu sztucznej inteligencji w księgowości. Konferencje i szkolenia są często inspirującą odmianą od codziennej rutyny.

8. Dbaj o porządek na biurku

Organizacja stanowiska pracy to ważny element szerzej rozumianej organizacji pracy. Utrzymuj swoje biurko w porządku, aby móc łatwo znaleźć potrzebne dokumenty i rzeczy. Kawa obok monitora to jeszcze nie koniec świata, ale unikaj odkładania obok ważnych druków.

9. Monitoruj swoje postępy i wyciągaj wnioski

Regularnie sprawdzaj, jak idą Ci dzienne, tygodniowe i miesięczne zadania. Jeśli trzeba, wprowadź tam korekty – i koniecznie analizuj swoje wyniki i wyciągaj wnioski na przyszłość.

Metody zarządzania czasem w pracy księgowej

Poznaj trzy ciekawe metody organizacji czasu pracy.

Metoda SMART

Polega na oznaczania celów spełniających zasady SMART. Muszą więc być:

• S (Specific) – konkretne;
• M (Measurable) – mierzalne;
• A (Ambitious) – ambitne;
• R (Realistic) – realistyczne;
• T (Timely) – mające określony termin realizacji.

Metoda ALPEN

Druga metoda obejmuje pięć etapów:

• A (Aufgaben) – zadania;
• L (Länge schätzen) – szacowanie długości/czasu zadań;
• P (Pufferzeiten einplanen) – planowanie przerw;
• E (Entscheidungen treffen) – ustalanie priorytetów;
• N (Nachkontrolle) – kontrola.

Metoda TRZOS

TRZOS może służyć jako alternatywa dla ALPEN. Obejmuje:

• T – Terminy zadań;
• R – Ramy czasowe;
• Z – Zaplanowanie rezerw czasowych;
• O – Ograniczenie innych działań;
• S – Skontrolowanie rezultatów.

Trzymamy kciuki za Twoją organizację czasu pracy w księgowości! Pamiętaj, że może Ci w niej pomóc odpowiednie oprogramowanie – takie jak SaldeoSMART.