6 kroków do mądrej i efektywnej pracy

Wiele maili, zadań do wykonania oraz zdalne spotkania – to codzienność, z którą się mierzymy. Jak sprawić, aby praca nie pochłaniała więcej czasu, niż planowaliśmy, i była skuteczna? Wystarczy przyjrzeć się swoim działaniom, przemyśleć je i zastosować kilka zasad, które pomogą usprawnić wykonywanie obowiązków.

1. Planuj działania

Nowy dzień warto zacząć od zastanowienia się, jakie zadania trzeba będzie wykonać. Na początku zrealizuj te trudniejsze i wymagające więcej wysiłku. Jeśli uporasz się z nimi od razu, zostaną już tylko te lżejsze i prostsze. Da Ci to również sporo motywacji do dalszych działań.

 2. Wyznaczaj realne terminy

Wiedząc, ile czasu zajmuje dane zadanie oraz jakie problemy mogą się pojawić podczas jego realizacji, łatwiej jest zaplanować jego wykonanie. W ten sposób zyskasz pewność, że bez problemów zrealizujesz listę zadań.

3. Unikaj wielozadaniowości

Koncentruj się tylko na jednej rzeczy naraz. Dlaczego? Już w 2007 roku badaczka Linda Stone w artykule w “Harvard Business Review” wspominała o multitaskingu. Opisała w nim współczesne zachowanie pracowników: obraz osoby, która stale wytęża uwagę, jednocześnie wykonuje wiele zadań i obawia się, że niektóre elementy mogą jej umknąć.

Poznaj możliwości SaldeoSMART, które ułatwi Ci pracę w Biurze Rachunkowym jaki w Firmie Skontaktuj się z nami. Nasz doradca odpowie na wszystkie Twoje pytania i przedstawi rozwiązania dostosowane do Twoich potrzeb.

Nie jest to zdrowe dla naszego mózgu. Naukowcy przeprowadzili już wiele badań w tym zakresie. Potwierdziły one, że wielozadaniowość wyraźnie stresuje nasz mózg, a co za tym idzie – zaczyna on działać wolniej, naruszając sterujące nim mechanizmy.

Warto zatem dbać o to, aby w danym momencie robić tylko jedną rzecz. Dopiero potem można przejść do kolejnego zadania. Praca z pewnością pójdzie dużo sprawniej.

4. Pamiętaj o elastyczności

Nawet w najlepszym i najstaranniej przygotowanym planie dnia mogą pojawić się zmiany. Jeśli w trakcie jego realizacji pojawi się inna, pilniejsza rzecz do zrobienia, zmodyfikuj harmonogram i zmień kolejność wykonywania zadań.

5. Korzystaj z dobrodziejstw techniki

Praca z pomocą nowoczesnych technologii jest przyjemniejsza. Obecnie na rynku z łatwością znajdziesz narzędzia poprawiające jakość i planowanie home office. Jednym z nich jest nasza aplikacja mobilna.

Obecnie, z okazji jej 2. urodzin, do pakietu Zarządzanie biurem dodaliśmy nowe funkcjonalności, które rozszerzają dotychczasowe możliwości listy zadań.

Pojawiły się opcje modyfikacji w zakresie:

• statusu,
• priorytetu,
• terminu,
• tematu,
• opisu zadania,
• osoby za nie odpowiedzialnej,
• przypisanej firmy.

Zmieniła się również lista podzadań. Użytkownicy mogą ją edytować pod kątem:

• dodawania nowych,
• usuwania istniejących,
• oznaczania i odznaczania podzadań jako zakończonych.

6. Unikaj rozpraszaczy, dbaj o porządek

Niekiedy to właśnie tzw. rozpraszacze odpowiadają za brak koncentracji podczas pracy. Postaraj się zadbać o ciche miejsce do wykonywania swoich obowiązków. Unikaj też nadmiernego korzystania z komunikatorów i social mediów. Zdarza się, że to one odpowiadają za utratę cennych minut, które można by przeznaczyć na dodatkowe zadania.

Bałagan to dodatkowy czynnik, który sprawia, że stres podczas pracy może wzrosnąć. Sytuacja, gdy trzeba szybko odnaleźć ważny dokument w stosie papierów, potrafi skutecznie uprzykrzyć życie. Zadbaj zatem o stałe miejsce dla każdego przedmiotu znajdującego się na biurku. Dużą pomocą będą organizatory oraz – jeśli jest taka możliwość – korzystanie z elektronicznych archiwów dokumentów.

Zawczasu zaplanowana praca pozwala ograniczyć stres i ułatwić sobie życie. Warto korzystać z zasad, które pomagają w jej ustabilizowaniu, oraz aplikacji wspierających codzienne działania. Dzięki temu praca staje się przyjemniejsza.