5 sposobów, jak kupić czas w biznesie

Mówi się, że czas to pieniądz. Jednocześnie, mamy go zawsze za mało i gdyby tylko można było go kupić, tak jak kilo czereśni, korzystalibyśmy z tego przywileju. Bezpośrednio, czasu kupić nie można, jest jednak kilka sposobów na to, by go zyskać poprzez odpowiednie inwestycje. Podpowiadamy, jak kupić czas w biznesie.

Kupuj czas innych, czyli zlecanie usług

Outsourcing już od kilkunastu lat robi w biznesie ogromną karierę. Zleca się wszystko – od usług księgowych i HR, po kwestie technologiczne, produkcję, a nawet innowacje. Przekierowywanie części zadań do innych firm stało się popularne, bo pozwala firmie skupić się na tym, do czego została powołana i na czym zna się najlepiej.

Outsourcing usług to nie tylko pozbywanie się części zadań, ale również pewność tego, że osoba lub firma, która je przejęła, wie co robi i zrobi to dobrze. To przede wszystkim kupowanie czasu, który musiałbyś przeznaczyć na wykonanie danych czynności.

Zlecanie zadań innym nie jest domeną jedynie dużych firm. Nawet prowadząc mały biznes w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej, możesz zlecić innym osobom to, czego sam nie chcesz bądź nie potrafisz wystarczająco dobrze zrobić. Klasycznym przykładem jest tu księgowość (lepiej zapłacić 150 zł i mieć spokojną głowę, niż przeznaczać miesięcznie kilka godzin na doszkalanie się z nowych przepisów). W małym biznesie często zleca się również usługi marketingowe, zarządzanie infrastrukturą IT i rekrutacje.

Ustalaj cele

W Polsce produktywność jest dość niska. Jesteśmy dopiero na 33 miejscu wśród 35 krajów (za Expert Monitor[i]). Czy to oznacza, że jesteśmy leniwi? Otóż zupełnie nie o to chodzi. W Polsce panuje przekonanie, że dobrze wykonana praca to taka, w której człowiek się zmęczy, spoci i jeszcze zrobi nadgodziny. Za to w krajach o wysokiej produktywności wiedzą, że dobra praca to taka, która została najpierw dobrze zaplanowana, a następnie zrealizowana w sposób ergonomiczny i efektywny.

Aby to zrozumieć wystarczy wyobrazić sobie dwóch kurierów. Pierwszy, zanim zacznie rozwozić paczki, sprawdzi wszystkie adresy, skontaktuje się z odbiorcami i ustali optymalną trasę wziąwszy pod uwagę godziny szczytu, korki i możliwe opóźnienia. Drugi, zacznie rozwozić paczki zgodnie z otrzymaną listą, załatwiając jednego klienta po drugim. Ten drugi, w trasę wyjedzie wcześniej, a ponieważ nierzadko będzie wracał w te same rejony kilka razy i stał w korkach, pracę skończy kilka godzin później niż jego kolega. I będzie do tego zmęczony i zły. Obaj dostarczyli wszystkie paczki, ale pierwszy znacznie mniej się przy tym narobił i do tego spalił o 30% mniej paliwa.

Wielu przedsiębiorców nie planuje. Jak wynika z raportu Euler Hermes, w pierwszym roku działalności upada 30% świeżo założonych firm. Okres pięciu lat przeżywa zaledwie 70%. Dużą część winy za tę sytuację ponosi fakt braku biznesplanu i przeprowadzonych przed założeniem firmy analiz rentowności.

Poświęcenie czasu na ustalanie celów i pilnowanie ich, paradoksalnie kupuje ci czas.

Stosuj nowoczesne oprogramowanie

Poziom informatyzacji w polskich firmach jest na poziomie poniżej średniej unijnej. Oznacza to, że większość przedsiębiorstw – zwłaszcza z sektora MŚP nie korzysta z narzędzi i rozwiązań informatycznych, które mogłyby przyspieszyć i zautomatyzować pracę pracowników.

Zakup systemów i narzędzi to sposób na zdobycie czasu, który pracownik mógłby wykorzystać na wykonywanie bardziej odpowiedzialnych i kreatywnych czynności, których nie może wykonać maszyna.

Warto śledzić trendy rynkowe, bo dzięki trwającej rewolucji technologicznej stale pojawiają się nowe narzędzia i systemy pozwalające na optymalizację kolejnych działań.

Oczywiście, każdy system czy program to wydatek, ale warto zastanowić się ile czasu możesz zyskać kupując nowe oprogramowanie dla firmy czy działu. W większości sytuacji okaże się, że ta inwestycja zwraca się z nawiązką. Dobrym przykładem jest tu program SaldeoSMART, który dzięki automatycznemu odczytowi dokumentów oszczędza do 50% czasu potrzebnego na ich wprowadzenie. W efekcie, pracownik, zamiast poświęcać kilka dni na ręczne wprowadzanie faktur, może poświęcić się innym czynnościom, bardziej wymagającym jego wiedzy i doświadczenia.

Inwestuj w sprzęt

Jaki czas temu wymieniałeś komputer? Ile razy zepsuła się dotąd twoja drukarka? Regularne odnawianie sprzętu komputerowego i maszyn, to kupowanie zarówno czasu oraz zadowolenia pracowników, który nie musi walczyć z opornym systemem operacyjnym czy zacinającym się ksero.

Technostres to jednam z głównych przyczyn spadku produktywności u pracowników. Wpływają na niego przede wszystkim nadmiar bodźców ze zbyt dużej ilości systemów i programów, z których musi korzystać pracownik (dlatego warto wybierać rozwiązania wielomodułowe, zintegrowane) oraz zawieszający się, wolny sprzęt.

Wykonuj analizy

43% firm nie sprawdza wiarygodności finansowej kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy (za KRD), 60% firm nie bada konkurencji, 62% nie bada tego, na ile efektywny był proces rekrutacji w ich firmach. To tylko kilka przykładów tego, że firmy nie analizują, nie monitorują, nie badają i nie wyciągają wniosków. W efekcie tracą czas na podejmowanie nieskutecznych działań.

Analizować można wszystko – od finansów, przez marketing, pracowników, rynek po konkurencję. Każda dobrze wykonana analiza to zakup czasu na to, by precyzyjnie działać tam, gdzie potencjał zysku będzie największy.

Czy wiesz, jaki czas zajmuje Twoim kontrahentom uregulowanie płatności? Jaki jest czas procesowania dokumentów w twojej firmie? Jakie kategorie wydatków przeważają w Twojej firmie? Te, i wiele innych raportów możesz wygenerować z naszego SaldeoSMART – korzystaj z nich.

Czas to pieniądz. Nie marnuj go i inwestuj w to, co pomoże ci przeznaczyć twój czas w całości na efektywny rozwój twojego biznesu.

[i] https://www.expertmarket.co.uk/focus/worlds-most-productive-countries-2017