5 powodów niskiej produktywności w firmie

Co znajdziesz we wpisie:

Polska należy do krajów, w których wydajność pracy jest najmniejsza. Według raportu „Compendium of Productivity Indicators 2016” zajmujemy w krajach OECD 6 miejsce. Od końca. Co z tego, że pracujemy dłużej i więcej niż np. w Danii czy Hiszpanii, skoro produkujemy mniej. Z czego to wynika? Pracodawcy lubią niską produktywność przypisywać lenistwu pracowników, podczas gdy powody są zdecydowanie inne.

1. Brak narzędzi wspomagających pracę

Brak inwestycji w narzędzia bądź zakup narzędzi zbędnych, to ogromne straty czasu pracownika i jego efektywności. Zobrazujmy to na prostym przykładzie. Pracownik ma za zadanie roznieść 100 listów. Odbiorcami są mieszkańcy wsi Wólka Podleśna. Domy w tej wsi oddalone są od siebie każdy o 300 metrów. Rozniesienie wszystkich przesyłek zajmie pracownikowi 2 dni. Miesiąc później, pracownik dostaje to samo zadanie, ale tym razem firma kupuje mu rower. Dzięki temu, pracownik wykonuje zadanie w jeden dzień (i na drugi dzień jest mniej zmęczony). W trzecim miesiącu, pracownik znów na roznieść 100 listów, z tym, że odbiorcami są mieszkańcy drapacza chmur, w którym właśnie wysiadła winda. Dyrektor firmy wręcza pracownikowi rower, mówiąc „mam nadzieję że i tym razem będziesz równie efektywny jak miesiąc temu”.

Polskie firmy nadal nie dorównują zachodnim, pod względem ilości wdrażanych narzędzi i rozwiązań usprawniających i przyspieszających pracę. Czy wiesz, że system OCR do rozpoznawania faktur potrafi zmniejszyć o 50% koszty wprowadzania dokumentów? Te koszty, to przede wszystkim czas pracy pracowników. Tak samo zmotywowana do pracy księgowa z SaldeoSMART będzie znacznie szybsza niż jej koleżanka, bez dostępu do takiego systemu.

Technologia, która pomaga oszczędzać firmowe pieniądze – jak nowoczesne narzędzia wspomagają pracę

2. Brak monitoringu czasu pracy

Nie chodzi tu jednak o sprawdzanie tego, czy pracownik czasem nie siedzi zbyt długo w toalecie, ale o to, czy czasem nie robi bez sensu rzeczy, którą można byłoby zrobić o wiele szybciej. Przykładowo, na poszukiwaniu dokumentów marnujemy 15 minut miesięcznie (za Mikomax Smart Office). Przy 20 pracownikach to już 7,5 dnia pracy rocznie. A gdyby tak korzystać z opisanego archiwum online – nie trzeba by było marnować ani minuty.

Sprawny obieg dokumentów – jaki jest jego wpływ na czas pracy z dokumentami oraz monitoring ich przepływu w firmie

3. Brak KPI

Kluczowe wskaźniki efektywności pozwalają mierzyć to, czy cele organizacji są realizowane. Co z tego, skoro wiele firm takich wskaźników nie ma zdefiniowanych i w żaden sposób nie monitoruje tego, jak codzienna praca przekłada się na realizację celów. Przykładowo, Firma A współpracuje z 5 firmami od których kupuje towar. Pracownik odpowiedzialny z zakupy monitoruje szefowi, że wynegocjował rabat z dwiema z nich. Zachwycony szef jest przekonany, że pracownik jest bardziej efektywny niż rok temu, kiedy wynegocjował rabat tylko z jedną firmą. Nie wie jednak o tym, że te dwie firmy to zaledwie 20% wszystkich zakupów, a dostawca, który odpowiada za 50% zakupów ceny podniósł. Dlaczego nie wie? Bo nikt nie monitoruje tego co, gdzie i za ile jest kupowane (co nawiasem mówiąc jest super łatwe, jeśli korzysta się z SaldeoSMART, bo zakupy u kontrahentów stanowią jeden z dostępnych raportów analitycznych).

4. Kiepska komunikacja w firmie i brak obiegu dokumentów

Nie chodzi o to, że pracownicy się nie lubią czy nie dogadują, ale o to, że brak jest jasnego i precyzyjnego przekazywania sobie informacji, nie ma ścieżki obiegu dokumentów i nie wiadomo, kto za co odpowiada. Efektem są straty czasu, opóźnienia, utrata klientów. Brak ułożenia pracy zdecydowanie przekłada się na wydajność pracy.

5. Niska motywacja pracowników do pracy

Czyli leniący się pracownicy, którzy zamiast wykonywać obowiązki służbowe plotkują przy ekspresie bądź siedzą na Facebook. To najczęściej podawany powód niskiej produktywności, który jednak po pierwsze wcale nie jest aż tak znaczący (straty spowodowane lenistwem czy absenteizmem są znacznie niższe niż straty związane z błędną komunikacją czy brakiem narzędzi), a po drugie jest wynikiem również tego, że pracownicy się w pracy nudzą (20% przyczyn zmiany zatrudnienia wg. Salary.com).

Który z powyższych powodów niskiej produktywności to największy problem w Twojej firmie?