5 korzyści z e-procurement dla nabywcy

Udział w platformach zakupowych (systemach e-procurement) ma gwarantować obu stronom transakcji wiele korzyści. Przyjrzyjmy się zatem, co daje uczestnictwo w platformie zakupowej nabywcy. Jakie profity z e-procurement mogą zadecydować o tym, że warto być częścią tego rodzaju platformy?

1.   Niższe koszty transakcji

Podstawowym zyskiem, jaki niesie ze sobą e-procurement są niższe koszty zakupów. Wynikają one nie tylko z faktu, że w jednym miejscu dostępne jest wiele ofert sprzedaży, łatwiej zatem o porównanie cen, ale również z tego, że dzięki korzystaniu z platform zakupowych dochodzi do konsolidacji zakupów, co pomaga obniżać koszty. Widać to zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze, które posiadają kilka oddziałów. Bez tego typu rozwiązania, każdy odział firmy wykonuje zakupy biurowe samodzielnie, kierując się jedynie własnymi potrzebami. Trudno się temu dziwić – kontaktowanie się między oddziałami po to, by ustalić liczbę potrzebnych ryz papieru wydaje się nieco pozbawione sensu. Jeśli jednak zintegrujemy zakupy w ramach jednej platformy zakupowej, można w łatwy sposób zarządzić zakupami dla całej firmy (a kontrahent dostarczy poszczególne zamówienia do konkretnych oddziałów).

2. Szybsze procesowanie dokumentów

Platformy e-procurement to nie tylko miejsce, w ramach którego można znaleźć oferty kupna i sprzedaży, ale cały system ułatwiający procesowanie dokumentów między firmami. Dzięki wdrożeniu takiej platformy, całość procesu zakupowego jest szybsza i mniej wrażliwa na błędy ludzkie. A oszczędność czasu to – jak zawsze – oszczędność pieniędzy.

3. Dostęp do aktualnych wycen i ofert

Tradycyjnie dokonywane zakupy w firmach najczęściej opierają się na tzw. historycznej współpracy. Od lat zamawiamy daną rzecz lub usługę w jednej firmie, dlatego zakładamy, że mamy dzięki temu dobre ceny, a partner jest sprawdzony i wiarygodny. Oczywiście – pięć lat temu, kiedy wybieraliśmy kontrahenta, być może faktycznie był najtańszy i jakościowo najlepszy. Dziś sytuacja może być diametralnie różna. W większości firm nie poświęca się jednak czasu na zbadanie tego obszaru, ponieważ łatwiej zamówić u stałego dostawcy. Platformy zakupowe pozwalają nam na to, by stale aktualizować oraz uzupełniać wiedzę na temat aktualnej oferty i cen. Ławo je porównywać i bez większego problemu zmieniać dostawców, jeśli inna oferta okaże się bardziej atrakcyjna.

4. Jasne kryteria wyboru

Szukając dostawców na konkretną usługę czy towar, bezpośrednie porównanie ofert bywa niekiedy trudne. Każdy dostawca przesyła ofertę w swoim formacie, umieszcza różnego rodzaju warunki czy rabaty. Jeśli firma wystawia zlecenie poprzez platformę, kontrahenci muszą odnieść się do zapotrzebowania nabywcy – w efekcie oferty są bardziej przejrzyste, dopasowane i łatwiej je porównać między sobą.

5. Oszczędność czasu pracowników Działu Zakupów

Po wdrożeniu platformy i przeprocesowaniu przez pracowników tego, jak z niej korzystać, zakupy zajmują pracownikom znacznie mniej czasu. Całość procesu jest szybsza, pracownicy mniej obciążeni, co pozwala alokować ich czas w inne działania.

Szacuje się, że oszczędności z wdrożenia systemu e-procurement sięgają 7-8% wydatków zakupowych. Oczywiście, w każdej firmie wygląda to nieco inaczej, niemniej jednak – im więcej kupujemy, tym większe mamy oszczędności. Zwrot z inwestycji w e-procurement potrafi zająć zaledwie kilka miesięcy. Jeśli do tego dodamy takie korzyści jak eliminacja papierowej dokumentacji i szybsze tempo zawierania transakcji, to widać, że e-procurement jest przyszłością większości firm.