Wiarygodny kontrahent – jak go sprawdzić?

Brak otrzymania należności od kontrahenta w terminie, to dla firmy nierzadko cios, który może poważnie zdestabilizować jej przepływy finansowe, a nawet sprawić, że utraci ona płynność finansową. Czy można w jakichś sposób zabezpieczyć się przed taką sytuacją? Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta?

Zaledwie 43% faktur w Polsce płaconych jest w terminie. Prawie 12% polskich firm opłaca faktury z ponad 120 dniowym opóźnieniem (za Bisnode). Z raportu Europejski Raport Płatności 2016 wynika, że aż dla 36% polskich firm, nieterminowe płatności to poważne zagrożenie. Na tyle duże, że mogą nawet zagrozić jej przetrwaniu. Firma traci rentowność, ma problem z wypłatą wynagrodzeń i regulowaniem własnych zobowiązań finansowych. Trudniej też planować jakiekolwiek inwestycje. Opóźnienia w płatnościach to również, zwłaszcza w mikro i małych przedsiębiorstwach, koszty psychologiczne: stres związany z brakiem płynności i obawą o możliwość odzyskania należności, konieczność kontaktu z prawnikami, firmami windykacyjnymi.

Czy można uniknąć współpracy z nierzetelnym kontrahentem?

Niestety całkowicie nie. Niekiedy bowiem brak zapłaty należności jest wypadkową losowych czynników bądź tego, że nasz kontrahent również czeka na przelew. Są jednak firmy, które stale przesuwają terminy płatności faktur i nieterminową realizację swoich zobowiązań mają niejako „w standardzie”. Z takimi firmami lepiej unikać współpracy. Jak sprawdzić czy nasz kontrahent jest wiarygodny zanim jeszcze zaczniemy współpracę?

Sprawdzenie firmy w CEIDG / KRS

Jeśli naszym kontrahentem jest osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą bądź spółka cywilna, jej status można sprawdzić online w bazie CEIDG. Wystarczy podać NIP, Regon, nawę firmy bądź jej adres by znaleźć informacje, które mówią o tym czy firma nie została np. zawieszona. Dane z CEIDG są ważne również wtedy, kiedy podpisujemy umowę – sprawdźmy czy wszystkie dane (szczególnie adres) się zgadzają. Spółki prawa handlowego sprawdzamy w KRS. Rejestr ten zawiera dodatkowo informacje o prowadzonych postępowaniach upadłościowych oraz niezapłaconych należnościach względem Urzędu Skarbowego lub ZUS.

Wywiadownie gospodarcze BIG

Efektywny choć jednocześnie nie dający 100% gwarancji sposób na sprawdzenie kontrahenta, czyli wywiadownie gospodarcze (np. Krajowy Rejestr Długów). Firmy te wspierają przedsiębiorców w zdobywaniu informacji o kontrahentach i w zamian za opłatę abonamentową pozwalają uzyskać informacje na temat tego, czy dana firma figuruje jako dłużnik. Warto pamiętać o tym, że aby firma została wpisana do BIG, od terminu zapłaty musi upłynąć 60 dni, a minimum 30 dni przed umieszczeniem wpisu, firma musi wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty (czyli zanim wpis pojawi się w BIG, firma już zalega z płatnością przez okres 2 miesięcy). Brak informacji o zaleganiu z płatnością w BIG nie świadczy jeszcze o tym, że firma jest uczciwa. Wielu kontrahentów nie zgłasza niepłacących firm do BIG, często również pojawiają się sytuacje, w których dopiero tuż przed końcem 60 dni, firma wpłaca należność, unikając tym samym wpisania do rejestru.

Opinie o firmie w internecie

Warto również po prostu sprawdzić opinie o naszym kontrahencie w Internecie. Przydają się tu zwłaszcza serwisy społecznościowe typu Facebook i Google+ oraz różne zewnętrzne strony, na których można znaleźć opinie o danej firmie jako pracodawcy czy partnerze biznesowym. Bywa, że w takich miejscach można znaleźć komentarze bądź ślady świadczące o tym, że dana firma miała problemy z regulowaniem należności. Warto być szczególnie czujnym wtedy, kiedy skargi na brak płatności pochodzą od pracowników bądź firm małych (typu jednoosobowe działalności gospodarcze), bo to może świadczyć o pogłębiających się problemach finansowych (z reguły pierwsze nieterminowe płatności koncentrują się na „słabszych” – np. pracownikach bądź firmach mniejszych niż firma wierzyciela).

Oczywiście należy zawsze tego typu opinie oceniać ostrożnie (mogą być wynikiem działania nieuczciwej konkurencji) i trzeba też pamiętać o tym, że publikowanie tego typu informacji jest traktowane jako naruszenie dobrego imienia firmy (nawet jeśli firma rzeczywiście jest dłużnikiem), dlatego nie łatwo na nie trafić.

Zaświadczenie ZUS I US

Bardzo wiarygodnym, niestety dość kłopotliwym sposobem sprawdzenia wiarygodności jest zaświadczenie US o niezaleganiu z podatkami (oraz podobnie z ZUS). O takie zaświadczenie nie możemy jednak wystąpić sami – musi to zrobić kontrahent, którego trzeba o to poprosić. Jest to zatem o tyle kłopotliwe, że zajmuje czas (zaświadczenie z US do 21 dni) i może nieco nadszarpnąć nasze relacje (choć z drugiej strony uczciwa firma nie powinna obawiać się ani czuć się urażona tym, że chcemy się zabezpieczyć).

Jak się dodatkowo zabezpieczyć? – zaliczka lub zadatek od kontrahenta

Jeśli mimo podjęcia wszystkich środków ostrożności nadal mamy obawy o terminowość płatności, a wiemy, że jej brak może zaszkodzić firmie, warto rozważyć zaliczkę, która może pokryć całość lub część kosztów koniecznych do realizacji zamówienia czy usługi. Zabezpieczy to nas przed dodatkowymi stratami wynikającymi z poniesienia kosztów i może uratować płynność finansową firmy. Warto też pamiętać o tym, że uczciwy kontrahent, nie powinien mieć zastrzeżeń do tego, że oczekujemy finansowego zabezpieczenia na poczet wykonywanej umowy. Jeśli zaś ma obiekcje względem zapłaty zaliczki, to może je mieć również wtedy, kiedy przyjdzie do zapłacenia faktury za towar czy usługę.