Wąskie gardło – jak udrożnić przepływ informacji między firmą a biurem rachunkowym?

Koniec miesiąca to najbardziej pracowity moment w działalności każdego biura rachunkowego. To właśnie wtedy klienci dostarczają do biura stosy dokumentów. Te kilka ostatnich dni to dla księgowego prawdziwa szkoła przetrwania. Zapoznanie się z górą otrzymanych dokumentów, odebranie kolejnych faktur czy telefonów od zabieganych klientów, którzy w ostatniej chwili chcą załatwić wszystkie swoje sprawy… prawdziwe szaleństwo! Zwłaszcza w takich momentach bardzo trudno jest o sprawny przepływ informacji czy satysfakcjonującą komunikację na linii klient – księgowy. Podpowiadamy, jak zapobiec tworzeniu się tzw. „wąskiego gardła” i tym samym usprawnić organizację pracy w biurze.

Przepis na systematyczność

Nie od dziś wiadomo, że proste rozwiązania są najlepsze. Jak udrożnić „wąskie gardło”, które pod koniec miesiąca spędza sen z powiek zarówno księgowym, jak i klientom biur? Przede wszystkim zapobiegać jego powstawaniu. Nie zapominajmy, że odpowiedzialność za problemy komunikacyjne zawsze leży po obu stronach. Dlatego warto edukować swoich klientów i uświadamiać im, że sukcesywne przesyłanie dokumentacji, np. raz w tygodniu, w znacznym stopniu usprawni rozliczenia i sprawi, że w wolnej chwili będziemy służyć im dobrą radą i wsparciem.

Technologia w służbie komunikacji

Warto korzystać ze zdobyczy technologii. Czasy papierowych dokumentów mijają bezpowrotnie – i całe szczęście, bo nie ma nic gorszego od mało efektywnych metod pracy. Papierologia została wyparta przez nowoczesne rozwiązania, dzięki którym biura rachunkowe mogą pracować głównie na elektronicznych wersjach dokumentów. Dzięki oprogramowaniu SaldeoSMART nie tylko usprawnimy pracę biura poprzez odczytywanie skanowanych dokumentów oraz automatyczne przesyłanie rozliczeń księgowych, ale oszczędzimy też mnóstwo cennego czasu, który możemy przeznaczyć na najważniejsze obowiązki.

Księgowość 24/7 w zasięgu ręki

Szybkie tempo życia, natłok obowiązków zawodowych – to wszystko sprawia, że zapracowani klienci nie mają czasu na systematyczne dostarczanie dokumentacji do biura, a jednocześnie potrzebują dostępu do informacji księgowych online. Warto pamiętać o tym, że dzięki aplikacji SaldeoSMART klienci sami mogą już regularnie przesyłać wszystkie faktury, bez konieczności opuszczania firmy. Wystarczy tylko skaner i dostęp do specjalnej platformy w ramach Pakietu Komunikacja z Klientem! Takie rozwiązanie umożliwia księgowanie dokumentów na bieżąco i eliminuje konieczność osobistych wizyt w biurze w ostatnich dniach miesiąca.

Korzystanie z nowoczesnych systemów informatycznych daje również klientowi gwarancję dotrzymania terminów, stały dostęp do elektronicznego archiwum ze swoimi dokumentami czy historii rozliczeń księgowych, w której znajdzie wszystkie dane finansowe swojej firmy. Umożliwia to natychmiastową reakcję w razie jakichkolwiek nieprawidłowości i znacznie zwiększa komfort współpracy po obu stronach.

Satysfakcjonująca komunikacja z klientem to podstawa funkcjonowania każdego biura rachunkowego, dlatego warto zadbać o nią już teraz. Pakiet Komunikacja z Klientem dostępny w aplikacji SaldeoSMART usprawnia pracę księgowych i umożliwia regularną wymianę informacji na linii klient – biuro. Bezstresowy koniec miesiąca? Sprawny przepływ informacji? Z tak kompleksowym wsparciem to możliwe!