Rozliczenia gotówkowe i Raport Kasowy w SaldeoSMART

Moduł Kasa, który jest lutową nowością w SaldeoSMART umożliwia obsługę transakcji gotówkowych i prowadzenie w aplikacji Kasy. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy dzięki aplikacji będą mogli w ten sposób kompleksowo zarządzać swoimi finansami. Jak prowadzić kasę w SaldeoSMART – krótka instrukcja we wpisie.

Jak prowadzić Kasę w firmie?

Do prowadzenia Kasy w firmie są zobligowane wszystkie jednostki, w których występują transakcje gotówkowe. Jeśli chcemy tego uniknąć to wszystkie transakcje firmowe muszą być realizowane bezgotówkowo, czyli kartą płatniczą lub przelewami. Prowadzenie Kasy w firmie wiąże się z rolą Kasjera, który ponosi odpowiedzialność za stan gotówki w kasie, a także za to, aby wszystkie transakcje odbywały się poprawnie i były właściwie rejestrowane. Ze względów bezpieczeństwa firma powinna ustalić zasady prowadzenia kasy, czyli minimalną i maksymalną ilość gotówki w kasie Warto także, aby dokumenty kasowe były sprawdzane przez inną osobę niż Kasjer – np. przez głównego księgowego, lub osobę zarządzającą, która posiada wiedzę na temat zasad prowadzenia kasy i może je weryfikować pod względem poprawności.

Dostęp do modułu KASA w SaldeoSMART nadaje Firmie księgowy po stronie Biura Rachunkowego poprzez edycję ustawień konta Firmy na Liście Firm. Dla modułu KASA, podobnie jak dla innych funkcji w aplikacji obowiązuje zamykanie miesiąca – po zamknięciu przez Biuro Rachunkowe miesiąca nie ma możliwości dodawania w nim dokumentów KP/ KW, a także wygenerowania Raportu Kasowego przez Firmę (klienta biura).

Uwaga! W chwili uruchomienia aktualizacji z modułem KASA dla każdej Firmy, która posiadała chociaż 1 moduł z Pakietu Komunikacja z Klientem (faktury, rachunki, kadry, rozliczenie księgowe) został automatycznie nadany również dostęp do KASY.

Jak wystawić dokument KP i KW

Operacje w kasie są rejestrowane za pomocą dwóch rodzajów dokumentów – KP (Kasa przyjmie – wpłata do kasy) i KW (Kasa wyda – wypłata z kasy). Bardzo często dokumenty KW są powiązane z dokumentami źródłowymi wydatków, czyli np. fakturami. Wystawianie dokumentów KP i KW w SaldeoSMART działa bardzo podobnie do wystawiania faktur. Obowiązuje wspólna baza kontrahentów, dla KP/KW można zdefiniować numerację spośród 4 dostępnych opcji – miesięcznej, rocznej, mieszanej i indywidualnej. Numeracja ta jest niezależna od sposobu numerowania faktur. Ważne jest także to, że dokumenty KP i KW może w imieniu Firmy wystawiać również księgowy z poziomu Panelu Księgowego, co wynika z częstego modelu biznesowego, w którym to księgowy prowadzi Kasę dla obsługiwanej firmy.

Wystawianie dokumentów KP/ KW odbywa się z poziomu menu głównego (Kasa -> Lista KP/KW -> Dodaj) lub bezpośrednio przez opcję „+Dodaj” -> Dokument Kasowy. Po utworzeniu, dokumenty kasowe są dostępne na Liście Dokumentów Kasowych. Utworzone dokumenty kasowe można edytować, wyświetlać ich podgląd lub usuwać – oczywiście z zachowaniem poprawności, czyli wyłącznie wtedy, gdy miesiąc jest otwarty.

Co to jest Raport Kasowy

Raport Kasowy to dokument, który zestawia informacje na temat gotówkowych wpłat i wypłat z kasy (operacji kasowych) oraz pokazuje jej bieżący stan. Jest wymagany w każdej firmie, która realizuje transakcje gotówkowe. To inaczej zestawienie, w którym wyszczególnione są wszystkie wypłaty z kasy (KW) oraz wpłaty (KP). Taki Raport przygotowuje się co najmniej raz w miesiącu, zgodnie z przyjętym w instrukcji kasowej okresem rozliczeniowym. Statystycznie najczęściej przedsiębiorcy wybierają koniec miesiąca.

Raport Kasowy należy generować dla każdej waluty, w której odbywają się transakcje gotówkowe. Tworzenie Raportu Kasowego w SaldeoSMART odbywa się z poziomu Listy Dokumentów Kasowych. Należy na niej zaznaczyć odpowiednie pozycje i kliknąć przycisk „Generuj raport kasowy” dostępny tuż nad listą. Raport Kasowy jest tworzony dla każdej waluty, w której wykonywane są transakcje gotówkowe osobno. Wynika to z obowiązku prowadzenia osobnej Kasy dla każdej waluty. Jeśli generujemy Raport po raz pierwszy, system zapyta nas o początkowy stan kasy dla danej waluty, później będzie on ustawiany automatycznie na podstawie rejestrowanych transakcji KP/ KW, co jest bardzo dużym ułatwieniem dla Kasjera, ponieważ ogranicza ryzyko popełnienia błędu. Wszystkie Raporty Kasowe z podziałem na miesiące, w których były tworzone są dostępne z poziomu menu głównego Kasa -> Raporty Kasowe.

Co zyskuje firma prowadząc Kasę w SaldeoSMART?

Przede wszystkim kompleksową wiedzę na temat swojej firmy, która jest dostępna w jednym miejscu 24/7. Prowadzenie Kasy w SaldeoSMART jest proste i intuicyjne, a program jest stworzony tak, aby podczas wystawiania uniknąć błędów. W ten sposób przedsiębiorca jest zabezpieczony przez pomyłkami wynikającymi z niedopatrzenia, a dokumenty KP, KW i Rejestry Kasowe są w pełni poprawne, zgodnie z formalnymi wymogami odnośnie tych dokumentów.

Informacje na temat modułu KASA przedstawiamy także na poniższej infografice.

Moduł KASA w Pakiecie Komunikacja z Klientem SaldeoSMART