Posprzątaj biurko! Dzień Sprzątania Biurka z SaldeoSMART

Dzień Sprzątania Biurka obchodzimy w drugi poniedziałek stycznia. Jak wygląda Twoje? Czyściutkie i bez jednego zbędnego papierka czy może dość poważnie obciążone stosami dokumentów, gadżetami a nawet pustymi opakowaniami po batonikach? Niezależnie od tego czy jesteś pracownikiem czy szefem, powinieneś zadbać o czyste biurko. Podpowiemy Ci jak.

Początek nowego roku to dla wielu osób idealny moment na zmiany. I choć z noworocznych postanowień często żartujemy, że szybko o nich zapominamy, to początek czy to roku, czy miesiąca jest dobrym momentem na wprowadzanie zmian. Być może właśnie dlatego w pierwszej połowie stycznia świętujemy Dzień Sprzątania Biurka. To idealna okazja, aby rozpocząć nowy rok od uporządkowania swojego miejsca pracy lub nauki.

Konsekwencje zagraconego biurka

• Zmarnowany czas na szukanie dokumentów i potrzebnych narzędzi – nawet do 4,3 godzin tygodniowo! (wg National Association of Professional Organisations, 2012).
• Więcej bakterii, a na biurku jest ich nie mało. Według specjalistów (Badania Clorox Corporation), na niektórych biurkach można spotkać aż 500 różnych szczepów bakterii, przy czym męskie biurka, są około 10-20% bardziej zanieczyszczone niż biurka Pań.
• Gorsza opinia w oczach szefa (automatycznie uznajemy, że osoba, która ma chaos wokół siebie, ma go również … w głowie).
• Niższa produktywność i kreatywność. Stare przysłowie „Co z oczu, to z serca” ma zastosowanie również w kontekście biurka w biurze. Zgodnie z teorię praktyka produktywności Getting Things Done Davida Allena, jeśli stale widzisz coś, co przypomina ci o zadaniu do wykonania, rozpraszasz się i zajmujesz umysł czymś, co w tym momencie jest ci niepotrzebne. Im mniej rzeczy leży na biurku, tym łatwiej ci się skupić i tym bardziej jesteś produktywny, bo twój umysł nie krąży wokół leżącej na biurku rzeczy (np. niezapłaconej faktury).

Coraz częściej w firmach wprowadza się zwyczaj sprzątania biurka na koniec dnia pracy, tak aby nie zostały na nim żadne dokumenty. Ma to także inny ważny aspekt – na dokumentach często są poufne informacje, dane wrażliwe czy dane osobowe. Jeśli zostawiamy je na biurku podczas naszej nieobecności (np. po pracy), to mogą zobaczyć je nieupoważnione osoby. Należy pamiętać także o RODO, które obliguje nas do ochrony danych osobowych. Dokumenty, które je zawierają nie powinny pozostawać w widocznym miejscu, ponieważ może skończyć to się karą.

Jak zachować porządek na biurku?

• Kup plastikowe rynienki na drukowane dokumenty i korespondencję. Dzięki temu będziesz mieć coś w rodzaju fizycznej skrzynki odbiorczej na Twoim biurku, a papiery nie będą wszędzie rozrzucone.
• Zadbaj o to, by mieć pod ręką kosz na śmieci. Nawet mały. Jeśli musisz wstać od biurka by coś wyrzucić, masz większe szanse na to, że będziesz gromadzić niepotrzebne papiery lub puste opakowania.
• Przyporządkuj każdej rzeczy jedno stałe miejsce. Takiej zasadzie hołduje się np. w filozofii.
• Nie przechowuj więcej niż 1-2 osobistych rzeczy na biurku (np. jedna ramka ze zdjęciem). W przeciwnym razie, rzeczy te, będą cię rozpraszać.
• Eliminuj duplikaty dokumentów (oraz wszelkich innych gadżetów – przecież nie potrzebujesz 14 długopisów ani 3 kompletów żółtych karteczek.
• A skoro o karteczkach samoprzylepnych mowa – uważaj na nie. Jeśli obkleisz nimi cały monitor, tracą swoją moc przypominania o zadaniach. Nie powinieneś mieć ich więcej niż 2-3. A najlepiej ustaw przypominajkę elektroniczną!

Co zrobić z dokumentami?

• Jeśli posiadasz SaldeoSMART, zadbaj o to, by w firmie istniała polityka automatycznej rejestracji wszystkich przychodzących i ważnych dokumentów. Dzięki temu każdy dokument będzie dostępny w wersji elektronicznej a jego papierowa wersja może nawet nie trafić fizycznie na biuro twoje bądź innych pracowników w firmie.
• Wszystkie ważne dokumenty skanuj i przechowuj w formie elektronicznej. Jeśli nie musisz mieć ich papierowej kopii (np. w związku z wymogiem prawa), od razu po zeskanowaniu i umieszczeniu dokumentu w elektronicznym archiwum zniszcz papierowy dokument. Jeśli przechowujesz papierowe dokumenty, to po zeskanowaniu umieść je w odpowiednim segregatorze/ pudle w archiwum. Pamiętaj, by po skanowaniu nadać dokumentowi odpowiednie etykiety, by łatwo było go odnaleźć w systemie!
• Każdego tygodnia, najlepiej w piątek (dzięki temu w poniedziałek zaczniesz tydzień od wyczyszczonych spraw), zajmij się wszystkimi dokumentami z rynienki. Wyrzuć niepotrzebne papiery. Jeśli masz wątpliwości, odłóż dokument do rynienki, ale jeśli tydzień później wpadnie ponownie w twoje ręce i okaże się, że przez cały tydzień go nie potrzebowałeś – wyrzuć go.
• Minimalizuj ilość papierowych, drukowanych dokumentów. Świetnie pomaga w tym elektroniczny obieg dokumentów, który dodatkowo przyspiesza czas pracy nad każdym dokumentem.

Wszystkie te zasady wydają się proste, ale jeśli należysz do osób, które są „biurowymi chomikami” lub masz wokół siebie zawsze „twórczy chaos” to ich wdrożenie niekoniecznie będzie proste. Może potraktuj to zadanie jako nowe postanowienie noworoczne? A jeśli jeszcze nie masz elektronicznego archiwum dokumentów oraz automatycznej rejestracji dokumentów, skontaktuj się z nami!